Requerimientos control de documentos

INFORMACIÓN SOBRE EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Debido a la importancia que representa el control de documentos durante el desarrollo de una empresa para el manejo de los documentos que deben ser estándar, coherente, comprensible, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional, que permite entre otros aspectos correlacionar las actividades entre grupos de personas (procesos), la documentacióndemuestra la eficiencia de la planeación, operaciones, control y manejo continuo del sistema de gestión de la calidad y sus procesos. El control de documentos es uno de los procedimientos obligados de la Norma ISO9000:2000 y representa la fuente número uno de no conformidades en la auditorias de certificación. El 80% de las no conformidades detectadas en las auditorias están relacionadas con elcontrol de documentos.
Es muy común ver en empresas e instituciones que, a pesar del esfuerzo del encargado del control de documentos, algunas personas presenten copias no vigentes de los documentos; o que no tiene acceso a un documento que necesita.
Es injusto que la mayoría de las no conformidades que se detectan en las auditorias sean por aspectos que directamente no afectan la calidad delproducto. La empresa se esfuerza por ofrecer productos y servicios de calidad y los auditores la señalan por un detalle en el control de la documentación que puede ser irrelevante.
La norma ISO 9000: 2000 en el punto 4.2.3 Control de los Documentos dice:
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y debencontrolarse de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4
Debe establecerse un Procedimiento Documentado para definir los controles necesarios para:
a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
c) Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de losdocumentos.
d) Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso.
e) Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
f) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.
g) Prevenir el uso NO intencionado de documentos obsoletosy aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE CONTROL DOCUMENTAL
La idea principal es proveer acceso instantáneo a la versión más reciente y aprobada de cada documento a cualquiera que la necesite, manteniendo su integridad. La integridad significa que el documento aprobado es realmente el que la genteestá usando y que éste no pueda ser alterado. Esto es especialmente importante en un ambiente electrónico, donde los documentos son fácilmente modificables.
Probablemente el aspecto más importante respecto a la integridad de los documentos es cómo son controlados los archivos electrónicos (Word, Excel, PowerPoint, etcétera). Una vez que un archivo ha sido creado y guardado en un disco duro(generalmente en la red), se dificulta su control. Cualquiera con acceso al archivo podría verlo, copiarlo, borrarlo o cambiarlo a su gusto.
Existen básicamente dos métodos de tratar este problema
El primero es el uso de la seguridad que la misma red ofrece. Esto incluye la creación de directorios con acceso limitado a sólo unas personas. Usar este método requiere que alguien coloque los documentos endichos directorios. Esa persona debe estar siempre disponible para asegurarse de que la revisión adecuada está en el lugar correcto y en el momento que se le necesita. Este método crea un cuello de botella al acceso de los documentos porque los trabajadores dependen de otra persona para obtener la información que requieren para desempeñar sus labores. Otro problema con este método es que no se...