Resumen de manual de acces

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RESUMEN
MANUAL DE ACCES 2003

DEFINICION: Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.

ARCHIVOS: Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
•Tablas para almacenar los datos.  
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.   
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.• Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
• Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.
• Mostrar los datos en una consulta
• Mostrar los datos en un formulario
• Mostrar los datos en un informe
• Mostrar los datos en una página de acceso a datos
TABLAS: Una tabla es una colección de datos sobre untema específico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos. 
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).
1. Crear tabla:
• Para almacenar los datos, cree una tabla paracada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
• La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.
La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahorareside en la tabla Pedidos.
• Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

2. VistaDiseño de la tabla: En la vista Diseño de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.

• La configuración del tipo de datos (tipo de datos de campo: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos queconsten de letras o números, pero un campo de tipo Numérico sólo puede almacenar datos numéricos.) de un campo define el tipo de valores que puede escribir en el mismo. Por ejemplo, si desea que un campo almacene valores numéricos que puede utilizar en cálculos, establezca su tipo de datos en Numérico o Moneda.
• Se utiliza una etiqueta única, denominada clave principal (clave principal: unoo más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) para identificar los registros de la tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para referirse a registrosrelacionados de otras tablas.
• Las propiedades de los campos son un conjunto de características que proporcionan control adicional sobre cómo se almacenan, escriben o muestran los datos de un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos de un campo.

3. Como relacionar dos tablas: Un campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar...
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