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ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo
-Archivo electrónico
-Comunicaciones Oficiales
-correspondencia
-documento electronico de archivo
-documento original
-documento de publico
-radicacion de comunicaciones oficiales
-registro de comunicaciones oficiales
-serie documental-tabla de retención documental

ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia
que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, comunicaciones.
.

ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario deatención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionariosautorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo encuenta las normas ICONTEC,
existentes para el efecto.

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ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación.

ACUERDO 060
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LAADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES
PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico
y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán elcontrol de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven,tachen o enmienden números

ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones
recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental,

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidadesdeberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva dela oficina que genera el documento.

ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones...
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