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Manual de Procedimientos de Compra y Suministros CEPEP Centro Paraguayo de Estudios de Poblacion

Victor M. Jaramillo November 1998 Management Sciences for Health Family Planning Management Development Project USAID Cooperative Agreement No. CCP-A-00-95-00000-02

J:\YOURMSH\DBTEXT\Received\manual proc.doc- 1

A. NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

1.

RESPONSABILIDAD:

Todas lasadquisiciones y manejo de suministros serán responsabilidad de la Dirección Administrativa, por intermedio del Encargado de Suministros y Servicios Generales quienes se ajustarán a lo establecido en este manual.

2.

DOCUMENTACION:

Todo trámite en el área de compras y suministros deberá acompañarse de la documentación completa, como más adelante se determina. Esta documentación será archivada deacuerdo con las normas que rigen este proceso.

3.

TIPOS DE SUMINISTROS:

En CEPEP se distinguen cuatro tipos de suministros:

a. Suministros de bodega: aquellos de uso o consumo permanente o habitual, que se tienen en el depósito o bodega central y que normalmente están disponibles para entrega inmediata. Las existencias de suministros de bodega deberán mantenerse dentro de los limitesmáximos y mínimos establecidos para cada material, elemento o producto y de acuerdo con los niveles de consumo establecidos en el Plan Anual, si es el caso.

b. Suministros ocasionales: aquellos que no son de consumo habitual en CEPEP y normalmente no están disponibles en el almacén central, sin embargo están codificados y deben ser adquiridos a nivel central.

c. Suministros de compra local:aquellos que por los costos de transporte, etc., resulta más económico adquirirlos localmente.

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d. Suministros urgentes: aquellos que por la urgencia de su adquisición y previa autorización de la Dirección Ejecutiva pueden adquirirse obviando algunos de los requisitos establecidos, como por ejemplo el número de cotizaciones, cuando la demora en obtenertodas las cotizaciones puede resultar en graves perjuicios para la entidad o sus usuarios.

4.

VERIFICACION DE EXISTENCIAS:

El Encargado de Compras y Suministros y bajo la supervisión de la Dirección Administrativa, verificarán permanentemente las existencias, efectuando inventarios físicos periódicamente y revisando mensualmente las existencias de por lo menos el 10% de los productos osuministros en deposito, items que serán seleccionados al azar y en forma aleatoria por la Dirección Ejecutiva.

5.

INFORMES:

El Encargado de Suministros y Servicios Generales enviará a la Dirección Administrativa informes mensuales de existencias, productos próximos a vencerse y productos en mal estado y la Dirección Administrativa a su vez informará mensualmente a la Dirección Ejecutivasobre las existencias de anticonceptivos y otros suministros básicos y sobre aspectos excepcionales ocurridos en el área de suministros, enviando copia de los informes mensuales que recibe del Encargado de Compras y Suministros.

6.

FALTAS:

Se considera una falta grave para los funcionarios y empleados del CEPEP y será penalizada de acuerdo con el Reglamento Interno del Trabajo, elestablecer cualquier relación con los

contratistas u oferentes que implique una disminución en la capacidad de expresar libremente una opinión técnica o de un análisis independiente, el suministrar información confidencial que dé como resultado una injusta ventaja al oferente o contratista, el beneficio para el funcionario o empleado o el perjuicio para CEPEP.

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7.

FALTANTES:

Se considera también una falta grave para los funcionarios y empleados de CEPEP responsables del manejo de compras y suministros los faltantes no justificados de cualquier tipo, la discrepancia entre las existencias registradas contablemente y los inventarios físicos, el vencimiento o deterioro de los productos por negligencia de estos funcionarios, el no disponer...
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