Secretaria Ejecutiva

Páginas: 10 (2338 palabras) Publicado: 7 de marzo de 2013
Características de la secretaria ideal
Para lograr desempeñarse como una secretaria ejemplar, hay que tomar en cuenta estos consejos.

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Debe especializarse en mecanografía y taquigrafía, computación, lenguas extranjeras, cálculo y contabilidad, técnicas de archivo y documentación, organización de la empresa y economía.

CUALIDADES HUMANAS: La puntualidad,adaptabilidad, buena educación, paciencia, estabilidad emocional, orden y pulcritud, interés y responsabilidad, dinamismo, eficacia, tenacidad, seguridad, inteligencia y memoria, capacidad de atención, dotes de organización, iniciativa, previsión, sinceridad, lealtad, honestidad, imparcialidad, tolerancia y modestia, son las actitudes con las que debe contar una secretaria.

ASPECTO PERSONAL: Su aparienciadebe contar con una imagen cuidada, vestuario discreto y elegante y buenos modales.

RELACIONES SOCIALES: Su comportamiento hacia los demás debe ser con respeto, seriedad, tacto, colaboración, discreción y cordialidad.

Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitadapara la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Es decir, en general se ocupa de:
• Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones
• Establecer buenos contactos telefónicos
• Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
• Planificar su tiempo y el de su jefe
• Preparar y tratar la informaciónadecuadamente
• Concertar, acoger y atender a las visitas
• Preparar presentaciones de productos o servicios
• Organizar los viajes de negocios, etcétera.
Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.

"En otras palabras, es el brazo derecho deldirectivo, pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.





Segunda pregunta


Una secretaria de gerencia debe tener las siguientescaracterísticas:

• Comunicación constante con los sectoristas de los distintos bancos para el seguimiento de Cartas Fianzas, Pagarés, Líneas de Crédito, Sobregiros.
• Responsable del recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia de gerencia.
• Emisión de correspondencia bajo numeración correlativa y codificada, de acuerdo al departamento que le ordene, y su remisión inmediata.
•Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa con terceros.
• Atención diaria de las agendas de la Gerencia.
• Atención a las entrevistas personales.
• Recepción de mensajes telefónicos de gerencia.
• Control del fondo fijo (Caja chica), de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para tal función.
• Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de laempresa.
• Mantener actualizados archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificándolas ordenadamente por tipo de transacción y número correlativo.
• Elaborar y presentar periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados sobre las facturas generadas y en qué estado se encuentran.
• Elaboración de documentos paralicitaciones.

FUNCIONES

1. Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
2. Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de estos.
3. Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que todo estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
4. Atender y orientar...
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