Secretariado Ejecutiva

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31/10/2012.
1) Sección documental: la sección son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental una unidad o división administrativa funcional de la institución que produce el fondo.

2) Tipo documental: es aquella unidad documental simple que reúne todas las características necesarias para ser considerada comodocumento, que produce o recibe una unidad administrativa y que van a conformar los expedientes; estos, a su vez integra la respectiva serie documental, por ejemplo, factura, etc.

* Documentos simples: por ejemplo, una resolución, un acta.

* Unidad documental compuesta:
* Está conformada por varias piezas documentales que se han agrupado en desarrollo de un mismo asunto, formandoun expediente, por ejemplo; una historia laboral, un contrato, un proceso disciplinario

3) Serie: es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo son producidas o recibidas por una misma unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones especificas, por ejemplo informes, proyectos, contratos, etc.

4) Transferencia: Del latín transferens, transferenciaes un término vinculado al verbo transferir  (trasladar o enviar una cosa desde un sitio hacia otro, conceder un dominio o un derecho). El término es muy habitual en el ámbito del comercio y los negocios para nombrar a la operatoria que consiste en transferir una suma de dinero de una cuenta de un banco a otra.

5) Tablas De Retención: Si las series que componen la tabla de retencióndocumental son todas las que identifican las funciones;
Si los tipos documentales de cada serie están relacionados en su totalidad;
Si los tiempos de retención estimados para cada serie son los correctos;
Si el procedimiento establecido para conservar el documento es el idóneo

6) Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico ycultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.

7) Archivo intermedio: La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en elarchivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

8) Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en estafase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.

9) Folio: Antiguo formato de papel, donde el folio es una hoja de papel de 215×315 mm.

10) Foliación: Intuitivamente una foliación es como un conjunto de cortes o lonchas finas de la dimensión original enpiezas de la misma dimensión. Por ejemplo se puede foliar espacio elucídelo tridimensional considerando que se trata de un apilamiento de infinitos planos elucídelos uno encima de otro. Cuando una variedad admite una foliación entonces localmente tiene una estructura topológica de variedad producto.

11) Expediente: Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto específico y queconstituyen una unidad archivística. También se conoce como la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

12) Documento: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o...