Secretariado

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  • Publicado : 30 de octubre de 2010
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SECRETARIADO CIENTIFICO
Podemos decir que es una de las Secretarías más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las relaciones con los ponentes (comunicaciones, recepcionesy envíos, traducciones, correcciones, fomentar y coordinar las actividades entre los ponentes, etc.), de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional y de la mayor parte delas tareas que tengan que ver con el "contenido" del congreso.
Esta Secretaría suele contar con la ayuda del Comité Organizador y/o de un OPC (Organizador Profesional de Congresos). También se puedeencargar de elaborar y proponer programas de actuación conjunta de diversos sectores o grupos de ponentes que acuden al congreso, así como de realizar estudios y/o informes sobre las ponenciaspresentadas, actividad de los ponentes, etc.
SECRETARIADO EJECUTIVO
Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso.
Entre sus principalescometidos se encuentra:
1. Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.).
2. Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas,identificaciones, documentación, etc.
3. Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.
4. Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.5. Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.
SECRETARIADO TECNICO
Es el canal de comunicación entre el Comité Organizador y los asistentes al congreso, yel equipo encargado de coordinar los aspectos técnicos del congreso. Entre sus funciones podemos destacar:
1. Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes y participantes; elección demenús, desayunos y/o "coffe break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios; personal necesario para la atención de asistentes y...
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