Seleccion documental

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Actividad 4

Por: Liliana Restrepo


Para el adecuado manejo y control de los documentos es necesario cumplir con las actividades necesarias para este fin las cuales son, esto depende del tipode documento que estemos manejando la función varia o puede ser igual para todos.

Las funciones archivísticas debemos de tener muy en cuenta la preservación de los documentos que es prevenir eldeterioro de los mismo, el acopio si tenemos algún tipo de soporte deben de ser anexados a este, la organización es donde clasificamos los documentos según sus características, la conservación es dejarlosen un sitio protegidos para su posible consulta, la transferencia donde entregamos los documentos a un auxiliar para su revisión de consecutivos, firmas etc.
Otra de las funciones archivísticas enlos documentos es la consulta donde debemos de conservar en el archivo los documentos en una manera ordenada y según características de manera que en cualquier momento puedan ser consultadas por losusuarios. La función archivística del préstamo se refiere a que algún usuario requiere consultar un documento se debe desplazar a la oficina del archivo o también se puede dar el préstamo a personasque no pueden abandonar su dependencia, para el préstamo de un documento debemos de llevar un control de dicho préstamo donde podemos mostrar fecha, nombre de la dependencia, nombre del usuario quesolicita el documento, firma del usuario y un recuadro donde queda libre y colocaremos la fecha en que fue devuelto el documento.
La función de Digitalización consiste simplemente en guardar losdocumentos físicos en un medio magnético, para esto debemos de preparar los documentos donde retiramos todo el elemento metálico (ganchos legajadores, grapas y clips), quitar dobleces, ordenar, eliminarcopias y por consiguiente la captura de la imagen.
La Selección Documental el tiempo de conservación en papel el cual es establecido con base en la legislación existente.

La Destrucción la ley...
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