SERVICIO EN UNA EMPRESA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ANÁLISIS DEL SERVICIO UNA EMPRESA DESTINADA A LA ORGANIZACIÓN, DIGITALIZACIÓN, ASISTENCIA TÉCNICA Y ASESORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL












CHENNY DE LUQUE AMARIS








PROFESOR
JOSÉ CUERVO








UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SEMESTRE VIII




BARRANQUILLA ABRIL DE 2013
ANALISIS DEL SERVICIOUNA EMPRESA DESTINADA A LA ORGANIZACIÓN, DIGITALIZACION, ASISTENCIA TÉCNICA Y ASESORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Se selecciono una empresa que pertenece al sector servicios de tercerización y su subsector servicios de gestión documental. La razón social de la empresa es “Document Services SAS” y se dedica la organización, digitalización y asistencia técnica en gestión documental, direccionada a lasempresas tanto públicas como privadas en Barranquilla y los municipios aledaños.

La importancia de la gestión documental la podemos determinar al darnos cuenta que, el comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en cualquiera de sus ramas precisa términos que solo pueden aportar las comunicaciones escritas, las cuales tiene dos grandes propiedades; Permanencia yConstancia, a las que cabe agregar las de ser pruebas legales y facilitadoras de los procesos comercial.



Identificación de la empresa

Razón social: Document Services SAS
Dirección: Carrera 54 # 52 – 36 oficina 12
Teléfono: 3049126
Fax: 3049126
NIT: 900358222-0















Misión

Nosotros, Document Services SAS, somos una empresa dedicada a brindar asistenciatécnica y tecnológica en procesos de organización y digitalización documental, apoyados en nuestro personal, el cual está capacitado para responder a las eventualidades de los procesos, y en los equipos tecnológicos requeridos para realizar tales procesos, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes.










Visión

Nosotros, Document Services SAS, seremos la empresa que lidere elmercado de tercerización de procesos de gestión documental de las empresas de la Región Caribe Colombiana para el año 2018, apoyados en un personal integro y comprometido y dotados con los recursos tecnológicos requeridos para ello


















Servicios que presta

1. Organización de archivos

Fondos acumulados.
Archivos inactivo.
Archivos centrales.
Archivos degestión.

1.1. Proceso:

Clasificar documentos: significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

Ordenar documentos: se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico,cronológico, etc.

Signar documentos: es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.


2. Digitalización


2.1. Procesos


La digitalización, consistentes en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales, por medio de equipos especializados(escáneres), para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo; documentos que posteriormente pueden ser ubicados a través de bases de datos.






Implementación

Al implementar o elaborar un programa de gestión documental se buscan alcanzar una serie de objetivos, entre los que se pueden mencionar:

Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro decualquier institución pública o privada.

Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de...