Sistema Access


¿Qué es una base datos?
    Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc.   Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes?¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc.
    En este curso nos vamos a centrar sobre todo en el capítulo de crear, modificar etc una base de datos sin utilizar el asistente. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc. ¿Y poqué de esta forma? Porque así vemos de dónde salecada cosa. Así aprendemos a modificar un campo, un formulario, etc a nuestro gusto.
Iniciar Access 97
    Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos preguna si queremos:
        Crear una base de datos en blanco.
        Utilizar el asistente para crear una base de datos
        Abrir una base de datos existente
    Como hemos dicho que todoel trabajo será a mano, pasaremos totalmente del asistente y escogeremos la opción Base de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la típica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creará.
La primera base de datos
    Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para gestionar un gimnasio. Esta primera base de datos servirá como ejemplo paracomenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos más completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa base de datos. De momento esta primera toma de contacto nos irá bien para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasioy aceptaremos el cuadro de diálogo.Access colocará automáticamente al archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:

   Observemos que en la ventana aparecen unas pestañas en la parte superior:
Objetos de la Base de Datos
Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnasverticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente másatractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic

   Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datosnecesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:
    Matrícula
    Nombre, apellidos, dirección, etc, del alumno
    Actividad que realiza
    Cuota mensual
    Observaciones
    Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servirá para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos básicos en el diseño de una BD (en adelante abreviaremos de esta forma la palabra Base deDatos).
Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona
Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.
Base de datos: conjunto de registros total.
    Observa la siguiente ilustración: 
 

Este sería el primer registro de una base de datos compuesto por 4 campos: (nombre, apellido1, teléfono y...