Sistema control de pagos

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INTRODUCCIÓN

Hoy en día las empresas, independientemente del tamaño de estas, tienen la necesidad de aplicar la reingeniería en su estructura; utilizando en ella los nuevos conocimientos y el uso de los sistemas de información.

Esto permitirá a las organizaciones incorporar nuevas herramientas para poder mantenerse dentro de la competencia y superar los nuevos retos que hoy en día puedanpresentarse.

Las diversas operaciones que se llevan a cabo dentro de las organizaciones tienden a ser complejas, es por ello que el uso de los sistemas de información sea indispensable en el mejoramiento y control de los procesos administrativos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La universidad tecnológica de Chiapas se encuentra en la necesidad de una aplicación de sistemas para el área depagos; El responsable del área tiene las siguientes necesidades de dicho sistema:
* No se puede obtener toda la información referente a los diferentes conceptos que se registran por parte de los alumnos de la universidad, como son inscripción y colegiatura.
* No se puede conocer la situación económica actual del alumno que se encuentra inscrito en algún semestre.
* Lista de colegiaturasque han pagado.
* Pagos no realizados de acuerdo a la fecha actual.
* Recargo de 2.5% en caso de que el alumno no realice el pago de la colegiatura dentro de los primeros 20 días.
* Conocer el detalle de los conceptos adeudados por el alumno.
* Que todo alumno cumpla con el pago de inscripción al ciclo semestral para después poder cobrarle el pago de la colegiatura del ciclo que seencuentra cursando.
* Conocer el historial financiero del alumno hasta el ciclo que se encuentra cursando.
* Conceptos de colegiatura e inscripción solo pueden ser cambiados únicamente por el responsable del departamento de pagos.
SITUACIÓN ACTUAL DEL ÁREA DE ANÁLISIS
Se observó actualmente en la Universidad Tecnológica de Chiapas, falta de tecnología, demostrando lo ineficaz del procesode inscripción y reinscripción, funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganización, lentitud en la realización de reportes, duplicación de inscripciones y demora en la entrega de historiales financieros, en el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal.

La Universidad actualmente cuenta con un número de matriculas de superior a las 800, debido a lo peculiar desu enseñanza , influyendo de manera directa a provocar la insuficiente e incompetente desarrollo de las inscripciones y estados de cuenta de los alumnos, retomando el normal desarrollo de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso, hasta el punto de iniciarles en el transcurso del periodo escolar.

El personal de coordinar gran parte de las inscripciones y control de pagosse le acumula demasiado trabajo, para manipular los requisitos y llevar fichas que se pueden prestar a la pérdida y alteración, al igual que organizarlos en expedientes. Planificar y controlar la inscripción por curso es lento y desorganizado, requiere de varios días para realizarlo.

El proceso de inscripción se lleva de forma manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, serecolectan los datos con el fin de crear expedientes del alumno y se la anexan los documentos exigidos (acta de nacimiento, certificado de salud, 2 fotografías, etc).

Como dicho proceso se efectúa de forma manual, los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la institución durante el proceso, el carnet no es entregado al instante como prueba que hasido inscrito, la manipulación del expediente es muy frágil, algunas de las actividades hechas por la institución se atrasan, la información se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la institución.

Las diferentes áreas de la institución que se ven afectadas, por este proceso, su trabajo es acelerado y congestionado debido a que se hacen...
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