Sistema De Archivo Alfab Tico

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SISTEMAS DE ARCHIVO
Molina Aguilar Karla Lizeth
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Sistema de archivo alfabético

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los documentosque se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o más palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la tercera, por ejemplo.
López, Andrés
López,Apolonio
López, López, Aurelio
López, Martínez, Carlos
López, Martínez, Crispín
Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y a las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual en sistemas y en distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidabledel Archivista y del Catalogador.
Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se usan guías divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus apéndices o pestañas las letras del alfabeto; en el primer corte la letra principal, y en las siguientes, de acuerdo con las necesidades y extensión del Archivo, combinaciones de dos o tres letras, también en serie alfabética; ejemplo:A (Guía Principal)
Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares)
C (Guía Principal)
Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)
El uso de estas guías facilita la localización y manejo de los expedientes.
Claramente se entiende que este sistema de Archivo es directo y no necesita catálogo para su manejo.
El archivo alfabético misceláneo
Se conserva todos los documentos de los representantes pasivos hasta que seconviertan en activos, se transforman o se disponen de ellos.
 
Sistema de archivo numérico

Consiste en asignar un número a cada persona, entidad o asunto que genera documentos de interés para la empresa. Dicho número identifica la carpeta donde se archivan en orden cronológico todo el documento relativo a esa persona, entidad o asunto. Cada documento deberá llevar una ficha informativa dondese refleje el contenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación.
Ventajas
Ø    Identificación  rápida en secuencia de los documentos; esto permite localizar  más rápidamente los documentos codificados.
Ø    Evita la duplicación, pues todas las carpetas tienen unos números diferentes.
Ø    Permite la expansión permanente delarchivo, añadiendo números adicionales.
Ø    Su carácter es ilimitado.
Ø    Lectura rápida.
Ø    Exactitud.
Ø    Carencia de dudas o errores.
Ø    La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.
 
Desventaja
Ø    La localización del documento clasificado resulta difícil si no se reconoce el número.
Ø    Es necesaria una guía de confección de localización.
Ø    Necesita un índice.Ø   Posibilidades de intercambiar números.
Ø    Obliga a conocer la fecha del documento.
Ø    Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.
 
Organización
Sistema numérico es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.

Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:

 Ø Alarchivo principal.
 Ø El archivo alfanumérico misceláneo.
 Ø El tarjetero índice.
 Ø El registro de números asignados.

El archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos.

Sistema de archivo por asuntos
Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos...