Sistema De Archivo Por Asuntos

Sistema de Archivo por asunto
Es también un sistema de clarificación mas que de ordenación en ellos se forman expedientes de acuerdo a una clarificación de los asuntos de la empresa: ventas,compras, legales, administrativos, etc. En atención al asunto que se refiera cada documento, se incluirá correspondientemente.
Se clasifican por el contenido es decir por asunto.
De esta forma las guíasdivisorias pueden servir para indicar los tipos principales de asuntos en que se considera dividido el conjunto de negocios de la empresa y las subguias pueden utilizarse para reducir conceptos menosamplios de la clarificación expresada por la guía.
Cada uno de estos grupos principales correspondería a una guía divisoria y si hubiera la necesidad las subguias descompondrían los distintosconceptos.

Sistema por asuntos
Sistema por asunto
El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares.
Los archivos porasuntos se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.
Los encabezamientos de un archivo por asusto en una mueblería podrían ser:
* Muebles dealcoba
* Muebles de comedor
* Muebles de sala
* Tapetes
Cuando se utiliza el archivo por asuntos
1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.
En unacompañía que vende dulces al por mayor, pueden ser organizados según las clases de productos de confitería.
2. Cuando es posible que los documentos sean solicitados por el asusto a que se refierenSuponiendo que se tratan de una empresa dedicada a la construcción, se le pedirían a la secretaria, por ejemplo, cotizaciones de proveedores en la extensa rama de la construcción, que en este caso pueden seracabados en madera, pinturas para exterior, pinturas para interior, barnices. El contrato de cada empresa cambia o se sujeta al criterio de la secretaria o persona que maneja el archivo.
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