sistema de archivo


1.2 implementa archivos numéricos aplicando las características requeridas por la empresa
A) Identificación de un archivo numérico
Concepto: Es un sistema de archivo en base a números el cual puede ser de 1- infinito y de tantos dígitos sean necesarios
Objetivo: busca satisfacer las necesidades de la empresa y llevar un orden
Usos: Consiste en asignar  un número a cada persona, entidad oasunto que genera documentos  de interés para la empresa. Dicho número identifica la carpeta donde se archivan en orden cronológico  todo el documento relativo.
Ventajas :
Identificación  rápida en secuencia de los documentos; esto permite localizar  más rápidamente los documentos codificados.
Evita la duplicación, pues todas las carpetas tienen unos números diferentes.
Permite la expansiónpermanente del archivo, añadiendo números adicionales.
Su carácter es ilimitado.
Lectura rápida.
Exactitud.
Carencia de dudas o errores.
La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.
Equipo funcional de archivo: Archiveros, tarjeteros, gavetas, cajas etc.
Materiales de archivo: Carpetas, colores, separadores, plumas etc.









B) Aplicación de los sistemas dearchivo numérico
Creación de archivo: tiene que considerar,
Introducción general.
Relación de tipos de documentos más corrientes.
Proceso de llegada del documento al archivo.
Normas y sistemas de clasificación.
Tipos y niveles de archivos.
Tipos y criterios para documentos.
Conservación de la documentación en cada nivel.
Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo ohistórico.
Normas de eliminación y conservación.
Normas de retención o caducidad.
Normas de solicitud de documentación.
Normas para préstamos.
Medios materiales necesarios.
Medios personales necesarios

selección de formato: pueden ser tamaño carta , oficio , de forma vertical, de forma horizontal, el color de las letras o del borde.
selección de colores: el color que le podría usar dependiendodel tipo de documento, fecha , importancia etc.
identificación de expedientes: pude referirse al tipo de archivo, nombre o en un caso utilizar identificación única de expedientes que consiste en  que cada asunto tendrá una identificación única que no se repetirá en otra oficina
archivo: Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas ycriterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación..





Creación de los medios de control y registro de archivo: Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo 
Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8 
Leer, codificar y marcar el documento se lee parasaber bajo que nombre o asunto que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8 para un sistema alfanumérico. 
Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético y saber el número de corresponsal o asunto. 
Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índicepara saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo. 
Clasificación numérica después de separar los documentos de los corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificación preliminar de los primeros. 
Archivo de documentos los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal, en las carpetas individualesrotuladas con números 
tarjeteros: Se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico porque los documentos pueden ser solicitados por el nombre del corresponsal
archivos de cómputo: Un archivo o fichero es un conjunto de bits almacenados en un dispositivo.
consulta: Es un sistema indirecto, porque para localizar un...