sistema de compra

El sistema de control de compras
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SISTEMA DE CONTROL DE COMPRAS
1.- Introducción.- El sistema de compras o aprovisionamiento comprende la estructura, las
políticas, el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos de la empresa
dirigidos a asegurar el suministro al hotel de materias primas y servicioscon un flujo
adecuado y continuo, de manera que satisfaga sus necesidades en las mejores condiciones
de mercado.
El departamento de compras en el hotel tiene una gran importancia y debe ser tratado como
un centro de gestión, ya que influye de una manera determinante en los resultados del
establecimiento.
Su influencia económica en la cuenta de resultados viene dada por tres grandesapartados:
a).- El coste de la materia prima. Es importante el volumen de materia prima que se
maneja, téngase en cuenta que sólo en el departamento de alimentación y bebidas supone
aproximadamente un 30% de las ventas. Existen además otros departamentos como pisos,
mantenimiento y contabilidad que consumen importantes cantidades de materia prima, por
lo que una reducción del coste de la mismaincrementa de manera directa los resultados.
b).- La inversión en existencias. El departamento de compras es al mismo tiempo el
encargado de la gestión de almacenes. Es obvio que el coste de las existencias en almacén
supone un inmovilizado importante que las empresas tratan de disminuir. La garantía y
seguridad de servicio de los proveedores elegidos son un factor clave para minimizar los
costesde almacenamiento, que además de los propios costes financieros que comporta por
razón de la inmovilización de recursos, tiene costes adicionales referidos al mantenimiento
y control de los stocks, costes de energía, etc.
c).- La financiación de proveedores. Es práctica general en las empresas, también en las
hoteleras, pagar a los proveedores a un determinado plazo desde la entrega de lamercancía; está próximo a 90 días, aunque ello depende de la política de cada
establecimiento.
Siempre que ello no suponga cargo adicional en el precio de compra de los artículos o que
no se pueda obtener de los proveedores descuentos especiales por pronto pago, esto supone
una financiación espontánea sin coste alguno para la empresa, o lo que es lo mismo,
contribuye sin coste a la aportación derecursos para financiar la operación.
Por todo ello es de destacar la importancia de la gestión del departamento y su
contribución a la cuenta de resultados.

CC - 1

Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera
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2.- Objetivos de Control
Objetivos administrativos u operativos
1 - Continuidad delsuministro

- Tiempos de reposición
- Roturas de Stock
- Distribución del suministro dentro del hotel

2 - Rotación óptima de stocks

- Obsolescencia
- Stocks mínimos o máximos
- Estudio del volumen mínimo de pedido
- Ordenación de la mercancía en el almacén,
en función de las características del producto,
fecha de caducidad, etc.

3 - Calidad y precio

- Selección del proveedoradecuado
- Grado de centralización de proveedores
- Posibilidad de comprar grandes cantidades
- Sondeo periódico del mercado
- Estudio de la relación calidad / precio

4 - Costes de compras

- Transporte
- Colocación
- Almacenamiento

5 - Política de pagos

- Anticipación del pago
- Periodicidad de los pagos
- Origen de los recursos

Objetivos contables o financieros
1. Las comprasautorizadas para el periodo están correctamente registradas en cuanto a
periodo, importe y cuentas.
2. Los procedimientos contables están operando de forma efectiva para presentar el coste
de las mercancías o servicios comprados y autorizados en el periodo de forma adecuada.
3. El coste de las mercancías y servicios vendidos durante el periodo están debidamente
imputados contra los ingresos...