Sistema pedido materiales

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Gestión de Pedidos de Materiales

Introducción

AASANA por tratarse de una institución eminentemente técnica, tiene funcionando varios equipos y sistemas de distinta índole; en consecuencia los mantenimientos preventivos y correctivos suceden a diario y muchas veces es necesario realizar un pedido de materiales ya sea para repuestos o nuevos artículos según sea el caso. Finalmente yprincipalmente las unidades correspondientes a los mantenimientos e instalaciones necesitan realizar diversos pedidos que se los origina pero es ya difícil hacer su seguimiento, por ello proponemos un nuevo sistema que aliviará en mucho el trabajo de los solicitantes de materiales.

El sistema actual de pedidos de materiales está basado en el manejo del formulario de “Pedido de Materiales” con seiscopias que van a diferentes oficinas: Almacenes, contabilidad, kardex, oficina solicitante …

El procedimiento actualmente empleado es manual en todas sus etapas, que comienzan con:

a) Llenado del formulario en la oficina solicitante donde se debe incluir datos: Oficina solicitante, fecha, destino del bien solicitado, cantidad, unidad, descripción, costo aproximado o estimado,justificación y firmas primero del empleado solicitante, y dos firmas que autorizan el retiro del almacén o compra en plaza.

b) En caso que el bien exista en almacenes el pedido debe ser firmado por personal autorizado de Administrativo, pasar por almacenes a retirar el bien y con ello termina el proceso.

c) Si no existe en almacenes, el encargado de la misma debe sellar el pedido “Sin existencia”“para compra en plaza” y firmarla

d) El encargado de presupuestos da su conformidad y añade el formulario de asignación presupuestaria con la partida correspondiente y firma.

e) Luego el jefe administrativo firma el pedido y pasa a dirección en donde el Director también firma su conformidad y luego es entregado al cotizador.

f) El cotizador busca en el mercado las mejoresopciones y luego adquiere según sea el monto asignado, o compra directamente en un puesto comercial o llena tres cotizaciones para luego generar la orden de compra y cuadro comparativo.

g) Si el método de compra es por cuadro comparativo, toda la documentación pasa nuevamente por jefe administrativo y dirección para su firma correspondiente, que pasa a contabilidad para la generación del cheque ogiro, todo esto en el sistema SIGMA.

h) Finalmente realizada la compra, el bien es entregado a almacenes para su registro y si se trata de activo, el encargado de activos debe registrarlo también.

i) El encargado de almacenes hace conocer la compra del bien y luego hace entrega del mismo.

j) Las copias del pedido de materiales son para: original para almacenes, segunda copiakardex, tercera copia para contabilidad, cuarta se queda en el comprobante de pago, quinta para la oficina que realiza el pedido.

Diagnóstico

Todo proceso manual lleva consigo el uso de muchos papeles y por tanto resulta complicado el trámite y el tiempo empleado son generalmente grandes. En éste caso observamos que es posible minimizar el tiempo gastado en llevar de una oficina a otrael pedido, que en caso de faltar algún detalle retorna a la oficina solicitante , ocasionando demoras, o al final en alguna oficina el pedido es olvidado, o postergado sin explicación alguna, la cual no es comunicada oportunamente..

Es importante entonces minimizar el tiempo que se invierte, como ser en hacer firmar en las diferentes oficinas. Para lo cual se ha visto por conveniente,sugerir la aplicación de un sistema informático, donde el proceso se controle a través del uso de formularios en pantalla y aprobarlos con contraseñas que emularan a las firmas. En consecuencia al mismo tiempo es posible que el sistema alerte a los funcionarios sobre la existencia de documentos en espera de firma.

Los beneficios de contar con un sistema de pedidos informatizado son muchos,...
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