Sistemas de archivos

Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

Para decidir cuál sistema de archivo instalar, o si es conveniente combinar algunos de ellos, se debe tomar en cuenta los siguientes criterios:

 Clase de documentos que se archivarán
 Frecuencia con que se les consultará
 Cantidad de usuarios del archivo
 Cantidad de documentos recibidos y procesados en un período.
 Forma en que son solicitados los documentos
 Método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz
 Plan de transferencia que se utilizará
 Plan de organización que tendrán los archivos

Clasificación alfanumérica
Se basa en una combinación de letras y números. Por ejemplo: A-25. Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas de números, números seguidos de letras, una sola letra y varios números, un número y varias letras… Al igual que en el sistema anterior obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices que sirven de referenciaProcedimiento para archivar
A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4, etc.
Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan
Simplemente como referencia sobre la correspondencia.
Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico, como ya se menciono, se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada. El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos archivados. Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo, existiendo diversas variantes.

Función
Los sistemas de archivo persiguen la inmediata ubicación de los documentos, para el ahorro de tiempo y para [continua]

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(2010, 05). Sistemas de archivos. BuenasTareas.com. Recuperado 05, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-De-Archivos/342709.html

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