Sistemas De Archivos

Colegio Antigua
Catalogación y Archivo
5to Perito Contador con Orientación en Computación
Mónica Lourdes Menchu Morales

Sistema Numérico Dúplex, Cronológico y Otros Sistemas de Archivo

Alma Yubisza Gramajo Chávez 5
María Alejandra España Rogel7
Sofía Karina López Jiménez 10
Welvin Enrique Pérez Pérez 14
Gregoria Milagro Petzera Rancho 15Christopher Alejandro Quintanilla 16

La Antigua Guatemala 12 de Septiembre de 2012

HOJA DE ASPECTOS

Caratula | |
Hoja de Evaluación | |
Índice | |
Introducción | |
Desarrollo de la Investigación o trabajo escrito | |
*Ortografía | |
*Comprensión | |
*Organización | |
Conclusiones | |
Bibliografía/Agrafía completa | |
Material utilizado en lapresentación o copias, carteles, etc. | |
Total de trabajo | |
1.
SISTEMA VARIADEX APLICADO A LA CLASIFICACION POR ASUNTO
Cuando el sistema es por asunto clasificado alfabéticamente requiere generalmente de cartapacios en tres posiciones.
La primera posición representa el cartapacio al cual van a dar todos los documentos relacionados con un asunto en general. La segunda posición es para elcartapacio que divide los asuntos principales en secundarios. Y el de la tercera posición es para subdividir los secundarios en terciarios.
Es decir, que al establecer este sistema de tres cartapacios, se prepara primero el cartapacio de la 1ª. Posición, según los que se necesiten incluir; luego, al cabo de un tiempo prudencial y determinado por las necesidades de la empresa, se prepara el segundocartapacio, y así sucesivamente. Sin embargo, no se recomienda mucho dividir y subdividir los asuntos en demasiados cartapacios, pues se volvería un sistema difícil.
Existen otros sistemas alfabéticos aplicados a la clasificación por asunto, tales como: el de la Casa Automatic File and Index Co., él Y & Direct Alphabetic Subject System y otros más.

Clasificación por asunto conforme a lossistemas numéricos. Existen dos formas generalizadas en la aplicación numérica al sistema de clasificación por asunto. Estas formas son: El sistema numérico Dúplex y el Decimal de Dewey.

Sistema Numérico Dúplex. Cuando se selecciona el sistema numérico para la clasificación por asuntos, no hacemos uso de la secuencia alfabética. En el numérico Dúplex se le asigna un número al título principal y alas divisiones de este se le asignan números precedidos por el anterior. Si se tiene necesidad de hacer subdivisiones se les asigna una letra, quedando el rotulo o titulo en la forma siguiente: (1) número del título principal, (2) guion y nuero de la división y (3) letra asignada. Véase el ejemplo:

1 Administración
2 Agencias
3 Bienestar Raíces
3-1Bienes Raíces, Ofertas
3-1a Bienes Raíces, Ofertas, Lotes
4 Créditos
4-1 Crédito, Cuentas a Cobrar
4-2 Crédito, Departamento Legal
4-2ª Crédito, Departamento Legal, Deudores Morosos
5 Embarques
6 Publicidad
6-1 Publicidad, Agencias
6-2 Publicidad, Contrarios

3.
Bajo este sistema numérico Dúplex,el número de los títulos principales no está limitado a nueve, como sucede con el sistema Decimal de Dewey. Según surge un nuevo título principal, se le asigna el próximo número que no haya sido usado.

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