Sistemas de contabilidad-procesos

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SISTEMAS DE CONTABILIDAD
PROCESOS

Proceso de Ventas - Cuentas por Cobrar – Cobros

Objetivos
VENTAS
* Brindarle la atención y confiabilidad al cliente haciendo un registro completo de datos e información de interés de cada uno de ellos.
* Garantizar el despacho oportuno a los clientes.
* Registrar las facturas de ventas validando sellos de recepción del cliente.

COBROS* Minimizar cuentas incobrables a través del establecimiento de límites de crédito apropiados para cada cliente.
* Registrar los pagos de clientes rápida y certeramente.
* Tomar acción inmediata y efectiva dada una factura vencida.
* Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando estén estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados porel departamento de crédito.
Descripción del Proceso Administrativo y Contable
EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
* Facturación
* Notas de Crédito
* Pagos
* Cuentas Incobrables

FACTURACIÓN
Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente.

NOTASDE CREDITO
En ellas se registran todos aquellos descuentos y devoluciones que se concede a clientes. Estos se tramitan a través del departamento encargado de la facturación el cual se encarga de elaborar las notas.
PAGOS
La consideración de pagos de clientes es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, eldepartamento de crédito y cobranza turna la información correspondientes a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes.

CUENTAS INCOBRABLES
Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los esfuerzos de cobranza, se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto sucede se debe enviar al cliente un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o funcionariosde mayor jerarquía con lo cual se exija el cobro.

Formularios
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
* Facturas, las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito.
* Nota de despacho (N/D).
* Recibo de ingreso a caja (Cobros).
* Nota de Crédito.
* Cada uno de estos formularios debe tener copiassuficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.

Registros y Reportes
* Reporte diarios de cobros.
* Reportes de antigüedad de saldos.
* Facturas con su respectiva cancelación.
* Reportes de Conciliación Bancaria y con los clientes.

asientos contables
X
Cuentas por CobrarXXX
Ventas XXX
X

flujograma

Control Interno (administrativo-contable y PED)
* Verificar las N/D vs la factura y el pedido autorizado por el cliente
* Segregación de funciones: ventas vs crédito y cobranzas
* Segregaciónde funciones: despacho vs manejo de efectivo
* Segregación de funciones: registro vs manejo de efectivo
* Segregación de funciones: registro vs verificador
* Envío de los estados de cuentas a los clientes con su respectiva conciliación
* La N/D debe estar firmada y sellada por el vigilante, despachador, transporte y cliente
* Procesamiento Electrónico de datos (PED) una vezcargada la orden de venta al sistema emita las Notas de Despacho (N/D), facturas bajo el precio cargado y autorizado en sistema y posteriormente realizar el registro contable
* Que el PED no permita los registros de ventas si no al momento que se realice la venta.
* Que el PED una vez cargados los registros contables de ventas – cobros, asiente en comprobantes de diario, mayores y balance...
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