Sistematizacion

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA “USAC”
CENTRO UNIVERSITARIO DE IZABAL “CUNIZAB”
LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA Y AUDITORIA

CURSO: ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CICLO: SEXTO

II UNIDAD
2. EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
Concepto: Es el análisis de los planes de acción colectivos, procedimientos, formas de equipo, con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones deoficina.

3.1. OBJETIVOS E IMPORTANCIA:
El Objetivo del departamento de sistemas es desarrollar, sistemas y procedimientos eficientes, es decir, la maximización en la utilidad de los recursos humanos, materiales, y financieros. Esto es efectuar una labor con el menor esfuerzo, con el menor tiempo y al menor costo.
Los cuatro puntos fundamentales de la importancia del departamento son:* El campo de acción del departamento de operación
* La profundidad del estudio que va a ejecutarse
* El volumen y el complejo de las operaciones de la compañía
* Si la función de los sistemas va a ser centralizada o descentralizada.

3.2. LOCALIZACION
La mayoría de los departamentos de asesoría preferirían que se les instalara en lugar preferente de la jefatura dedirección, en donde estarían rodeados y con el apoyo de la Gerencia. Hay varias razones de peso por las que el departamento de sistemas y procedimientos deberá más bien informar al Jefe Ejecutivo o a un vicepresidente. Una de ellas es porque la labor de este departamento se incorpora a todas las funciones colectivas y penetra a través de todos los asuntos departamentales.
La selección objetiva dela localización del departamento debe estar basada en la lógica de colocarlo tan alto como sea posible de la empresa con objeto de ganar la aceptación rápida y universal. En donde quiera que se sitúe la responsabilidad de los sistemas, el alcance de sus actividades deberá definirse claramente por la Gerencia Ejecutiva y también comprenderse claramente por todos los segmentos de la organización.Son varias las ventajas de la centralización de las unidades de sistemas. Puesto que los problemas de los sistemas y procedimientos con frecuencia atraviesan los métodos de departamento, un grupo centralizado está en la posición de reconocer estas relaciones y de coordinar planes y proyectos con un esfuerzo mínimo. Se elimina duplicar el trabajo y-se reducen los costos.

3.3. OPCIONES DEUBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO.

3.4.1. DEPARTAMENTO PROPIO:

Es muy importante que las empresas cuenten con un departamento de sistemas. Dicha importancia varía de una empresa a otra y existirá sólo cuando la empresa sea grande. El departamento de sistemas y procedimientos trabaja estrechamente y ayuda a todos los otros departamentos en los problemas de sistemas conforme sele solicita.
Los objetivos básicos, el enfoque y el plan de acción, por lo general se discute, y aprueban por los gerentes del departamento de sistemas y del o de los departamentos interesados.
La función de los sistemas y procedimientos es la de un personal de asesoría con las responsabilidades normales y la autoridad de la asignación usual de un personal directivo. El personal de asesoríatrabaja como un complemento de las unidades de operación. Los principios aceptados acerca del trabajo eficiente del personal de asesoría, proyectos que este formula, así como de su actuación completa se aplican también a la función de los sistemas-

A) CUALIDADES REQUERIDAS PARA EL PERSONAL DE SISTEMAS

La persona perfecta para los sistemas debe reunir varias cualidades clave que sonnecesarias para triunfar en diferentes campos de acción.
* Debe tener un espíritu interrogador
* Es el tipo de persona que busca la respuesta al qué, cuándo, por qué, dónde, quién y como al igual que en la profesión del periodismo.
* Capacidad para utilizar la información por medio del análisis. la correlación y el poder creativo.
* Capacidad para escudriñar los hechos, dirigirse a lo...