Software para la administracion de proyectos

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Unidad 3
SOFTWARE PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS


3.1 Herramientas de software para administrar proyectos
El software de administración de proyectos surgió casi al mismo tiempo que la computadora. En sus primeros días, no obstante, solo corría en computadoras mainframe grandes y se utilizaba solo para proyectos de gran tamaño. Estos primeros sistemas tenían capacidades limitadasy, según los estándares actuales, eran difíciles de utilizar. En la actualidad, hay una gran cantidad de software de administración de proyectos para PC y se utiliza en casi todos los tipos de negocios. Con estos sistemas, que con frecuencia tienen una interface grafica fácil de utilizar, pueden planearse actividades, programar el trabajo a realizar, ver las relaciones entre las tareas, administrarlos recursos y monitorear el avance de un proyecto.[2]
Los programas de computación para la administración de proyectos proporcionan características excelentes para manejar consideraciones de recursos dentro de un proyecto. La mayor parte de estos paquetes crean y mantienen una relación de los recursos a los que pueden tener acceso todas las tareas. Normalmente la relación permite almacenar elnombre del recurso, el número máximo de unidades disponibles, tiempos extra y normal, así como los costos. Además, debido a que los gastos para los recursos requeridos se pueden acumular en diferentes momentos durante un proyecto, la mayor parte de los sistemas de programas de computación permiten realizar los cargos de un recurso al inicio de su uso, a intervalos fijos o al final del proyecto. Acada recurso también se le puede asignar un calendario de disponibilidad. Normalmente el programa informará al usuario si algunos recursos tienen conflictos de tiempo o si están asignados en exceso dentro de uno o varios proyectos que se realizan simultáneamente. Con frecuencia se dispone de tablas y gráficas del uso de cada uno. Para solucionar cualquier conflicto, o para nivelar o suavizar losrecursos, normalmente el programa proporciona dos opciones. La primera es corregir la situación en forma manual, en la que el usuario modifica la información y los requisitos de la tarea y la relación de recursos, y entonces ve si se ha solucionado la situación. La segunda opción es permitir que el programa realice este proceso en forma automática. Con esta elección normalmente el programa lepregunta al usuario si se puede ampliar la fecha máxima de terminación, si ésta es la única forma de solucionar el conflicto o nivelar los recursos. Al igual que con las otras características de los programas para administración de proyectos que se han estudiado, todo esto se puede hacer con simples comandos de señalar y oprimir el "ratón". [1]
Una amplia variedad de software de administración deproyectos esta a la venta. Este software permite al gerente y al equipo del proyecto planear y controlar los proyectos de un modo totalmente interactivo.
Las funciones comunes del software de administración de proyectos permiten a los usuarios:
* Crear listas de tareas con sus duraciones estimadas.
* Establecer las interdependencias entre las tareas.
* Trabajar con varias escalas detiempo, incluyendo horas, días, semanas, meses y años.
* Manejar ciertas restricciones, por ejemplo, una tarea no puede iniciarse antes de cierta fecha; una tarea debe iniciarse en cierta fecha, los sindicatos no permiten que más de dos personas trabajen los fines de semana.
* Dar seguimiento a los miembros del equipo, incluyendo sus tarifas de pago, las horas trabajadas hasta el momento enun proyecto y las fechas de las próximas vacaciones.
* Incluir los días festivos de la empresa, los fines de semana y los periodos vacacionales de os miembros del equipo en la programación de los calendarios.
* Manejar los turnos de los trabajadores (diurno, vespertino, nocturno)
* Monitorear y pronosticar los presupuestos.
* Detectar conflictos, por ejemplo, recursos excesivos...
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