Sugerencias para una reunión exitosa

Sugerencia N° 1: prepárate para la reunión
Sugerencia N° 1: Prepárate para la reunión.
Aunque se trate de una reunión habitual o aunque solo puedas prepararte unos minutos, es conveniente estar prevenido.
Cuando te prepares considera los siguientes puntos:
¿Cuál es la meta de esta reunión? (en términos de un producto, de un logro concreto).
Piensa en la solución orientada al producto.
Eneste enfoque, el expositor dibuja cuatro o cinco grandes cuadros rojos en un rotafolios, cada uno lleva escrito el objetivo de ese cuadro. Cada cuadro representa una decisión por tomar, respecto a un tema. Por ejemplo, para planificar una celebración: Fecha- Lugar-Banquete- Responsables.
El expositor establece como meta tomar esas 4 decisiones de forma grupal, y al finalizar la reunión cada cuadrodebe estar lleno con las decisiones tomadas en cada ámbito. La reunión termina cuando los cuadros rojos están llenos en consenso. Este esquema sirve además, como una planificación por escrito.
¿Qué debe ser diferente como resultado de la reunión?
Lectura – Semana 6
Sugerencias para preparar una reunión exitosa
Prepara la agenda hacia atrás a partir de esa meta.
¿Quién debe estarverdaderamente? Asegúrate de conocer la función de cada persona en la reunión.
¿Los participantes tienen que leer algún material o prepararse antes de la reunión?
Si es el caso contrario, no inventes nada, sólo solicita trabajo por adelantado si fuera necesario.
Si la reunión no es tan importante, cancélala. Muchas veces nos reunimos todas las semanas y podríamos reunirnos cada quince días, o simplemente noreunirnos.
Sugerencia N° 2: Comienza puntualmente.
Fija la expectativa y empieza puntualmente, incluso si faltan participantes, te ganarás la reputación de ser puntual y la gente comenzará a llegar unos minutos antes la próxima vez.
Si esperas a que lleguen todos, sólo para ser cortés, lo sabrán y pensarán que pueden llegar tarde porque las reuniones generalmente comienzan más tarde.Sugerencia N° 3: Aclara la meta y la agenda al comienzo de la reunión con el grupo, no para el grupo. Trabajen juntos.
Propón algunos parámetros de tiempo para cada parte de la agenda para comenzar y sé flexible al respecto. Pide ideas al grupo para mejorar. Si la gente sugiere asignar a una determinada sección unos minutos más o menos, harás participar al grupo y generar una sensación de pertenencia.Muchas veces una agenda se toma como una lista de temas para hablar hasta que se agota el tiempo. Es más útil imaginar una agenda como si fuese un mapa, que guía al grupo hacia la meta, desde el lugar donde se encuentran al lugar al que desean llegar. Sé firme respecto de la meta y estrategia o agenda.
Sugerencia N° 4: Pide una reflexión inicial a cada participante.
Al comienzo, recorre la mesa ypide una reflexión inicial a cada uno, solo una respuesta breve, sobre el tema al que están convocados. De esta manera, se comprometen y se duplica la eficacia de la primera parte de la reunión. Además, puedes usar un accesorio para hacer pasar mientras lo hacen, en especial si se relaciona con el tema (piensa en dinámicas).
Sugerencia N° 5: Delega responsabilidades.
El facilitador no debehacerlo todo. Asigna funciones a los participantes, como llevar el tiempo, tomar notas y hacer un seguimiento de las medidas de acción. Esto asegura que la reunión avance sin contratiempos y los participantes se comprometan con tareas específicas.
Sugerencia N° 6: Haz un seguimiento de las medidas de acción.
Dar seguimiento después de la reunión es muy importante para que los participantes puedanrendir cuentas. Repasa los compromisos o las acciones que tomará una persona o el grupo para comprobar que se haya logrado la meta de la reunión.
Sugerencia N° 7: Haz un resumen.
En ocasiones es necesario resumir las reflexiones que hacen los participantes. Cuando los participantes repiten los temas o hablan demasiado no permiten el avance de la reunión.
Puedes resumir tú mismo los puntos...