tablas de retencion documenntal
Páginas: 247 (61600 palabras)
Publicado: 6 de febrero de 2015
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TRD
Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado
Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestión Documental
© República de Colombia - Derechos Reservados
Bogotá, DC., Diciembre de 2014
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
No. SOLICITUDRESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Grupo de Archivo y
Gestión Documental.
1.0
19/11/2014
Oscar Serrato
Lina Ramirez
Marcela Camacho
2
Actualización del documento
Grupo de Archivo y Gestión Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
INTRODUCCIÓN
Definición:
La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales
se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la
disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.
Beneficios:
Facilita la recuperación de la información.
Racionalizar la producción documental.
Facilita elcontrol y acceso de los documentos.
Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.
Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.
Antecedentes:
Las Tablas de Retención Documental – TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comité Institucional de
DesarrolloAdministrativo - CIDA aprobó mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolución No. 985 del
2014.
Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de
Archivo y Gestión Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitación para todos los funcionarios de la entidad, igualmente seelaboraron los correspondientes instructivos archivísticos y se desarrollaron campañas de divulgación mediante él envió de tips o
recordatorios por el correo electrónico.
Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD
Con la TRD se busca racionalizar la producción documental y facilitar la identificación de las Series y Subseries por parte de las
dependencias que participar en el desarrollo dedicha función y por consiguiente son responsables de su conformación definitiva.
Componentes
1. Tabla de Retención Documental- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Tabla de Retención Documental – TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de susfunciones, manteniendo la
distribución orgánica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificación
de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.
Es importante recordar que el AGN en concepto técnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que “el ordenamiento jurídico que le rige ensu estructura orgánico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptará el Sistema de Gestión de la Calidad (...)”
Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado
instrumento archivístico por los siguientes aspectos:
a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación yconformación definitiva de los documentos y responsable a su vez de
la transferencia al archivo central.
b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y
subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en...
TRD
Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado
Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestión Documental
© República de Colombia - Derechos Reservados
Bogotá, DC., Diciembre de 2014
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
No. SOLICITUDRESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Grupo de Archivo y
Gestión Documental.
1.0
19/11/2014
Oscar Serrato
Lina Ramirez
Marcela Camacho
2
Actualización del documento
Grupo de Archivo y Gestión Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
INTRODUCCIÓN
Definición:
La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales
se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la
disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.
Beneficios:
Facilita la recuperación de la información.
Racionalizar la producción documental.
Facilita elcontrol y acceso de los documentos.
Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.
Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.
Antecedentes:
Las Tablas de Retención Documental – TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comité Institucional de
DesarrolloAdministrativo - CIDA aprobó mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolución No. 985 del
2014.
Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de
Archivo y Gestión Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitación para todos los funcionarios de la entidad, igualmente seelaboraron los correspondientes instructivos archivísticos y se desarrollaron campañas de divulgación mediante él envió de tips o
recordatorios por el correo electrónico.
Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD
Con la TRD se busca racionalizar la producción documental y facilitar la identificación de las Series y Subseries por parte de las
dependencias que participar en el desarrollo dedicha función y por consiguiente son responsables de su conformación definitiva.
Componentes
1. Tabla de Retención Documental- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Tabla de Retención Documental – TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de susfunciones, manteniendo la
distribución orgánica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificación
de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.
Es importante recordar que el AGN en concepto técnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que “el ordenamiento jurídico que le rige ensu estructura orgánico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptará el Sistema de Gestión de la Calidad (...)”
Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado
instrumento archivístico por los siguientes aspectos:
a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación yconformación definitiva de los documentos y responsable a su vez de
la transferencia al archivo central.
b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y
subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en...
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