Tablas de retencion documental

Páginas: 5 (1090 palabras) Publicado: 9 de agosto de 2013
Solución actividad N°5
3.1 Reflexión inicial
Tablas De Retención Documental: Es un listado de series, con sus respectivos tipos documentales, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia.
Tipos Documentales: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla.
Clases dedocumentos:
Documentos De Archivo: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, publicas de tipo material y formal.
Documentos De Apoyo: Está constituida por ejemplares múltiples (impresiones, fotocopias, etc.). De origen y características la cual reside en la información que contiene la gestión.
3.2 Complete
Las tablas deretención documental son: Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, el cual facilita el manejo de la información.
Las tablas de retención documental vistas desde los conceptos de archivo son fundamentales por:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuye a laracionalización de la producción documental.
Facilita el control y el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Identifican y refleja las funciones institucionales.




Principios básicos yprocesos técnicos para la elaboración de las tablas de retención documental








Principios básicos Procesos técnicos



La elaboración de las tablas Identificación: permite reconocer
de Retención documental de-la procedencia, de caracterizar y
ben basarse en la estructura describir la documentación motivo
Orgánico-funcional de la entidad de análisis.
productora con el fin de
identificar las series y subseriesValoración: su objetivo es proteger
lo cual es el soporte de la información. el patrimonio documental ya que
Permite el establecimiento de los
Los periodos de Retención y valoresprimarios y secundarios.
Disposición final deben ser
Fijados en las tablas de retención Eliminación: es la destrucción de
Y son establecidos por la ley, los documentos que han perdido
Reglamento ante las instancias su valoradministrativo, jurídico,
Correspondientes. Legal, fiscal o contable y que no
Tiene valor histórico.
Interprete y explique
Hay una clasificación de documentos la cual sus niveles documentales son cuatro, en algunosprocesos existe la importancia de clasificar los documentos y para ello su base puede ser la pirámide documental donde se organizan de acuerdo a su nivel de jerarquía tal como su aplicación y su uso.
Todos los documentos tienen diferentes valores para el negocio, y estos valores son: administrativos, jurídico, legal y la clasificación se hace de acuerdo a algunos criterios: fondo, proceso,...
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