TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ORGANIZAR ARCHIVOS









APRENDIZ:
ANGIE NATALY SANCHEZ RANGEL
INSTRUCTORA:
GLORIA ESPERANZA MUÑOZ

FICHA :
749287






SERVICIO NACIONAL DE APRNEDIZAJE SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C.
2015
Cuál es el concepto de Tablas de Retención Documental?
LAS TRD:Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a la cual se asigna eltiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. 
Se señalan las bases legales, las pautas y losprocedimientos para su elaboración y presentación. Incluye, además, una lista de términos asociados con la administración de documentos, algunos de los cuales no están contemplados en el Reglamento General de Archivos.

CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE  LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

Aplicación del listado de series y subseries  con sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidospor una entidad, una vez identificados los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) y los valores secundarios (históricos, científicos y culturales), que posea la documentación de un archivo, se determina su tiempo de retención y se establece su destino final.






APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUEMTNAL

 
Realizamos la gestión integral de ladocumentación de las organizaciones;  que incluye la actualización, clasificación,  aplicación, capacitación sobre el  uso de las Tablas  de Retención a la totalidad de la documentación institucional.
Siendo las Tablas de Retención Documental el listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
 



producidos o recibidos por las  unidades administrativas de una entidad, a las cuales se lesasigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo, ellas se constituyen en el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la  institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de las organizaciones.
 
BENEFICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD
 


Facilitan el manejode la documentación.

 
Contribuyen a  la racionalización de la producción documental

 
Permiten a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.

 
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados.

 
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

 
Regulan las transferencias documentales en lasdiferentes fases del archivo.

 
Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.

 
Determinar cuáles son los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.


CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?


Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administraciónproporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
Marco legal o jurídicoen el que se soporta las de Tablas de Retención Documental
DEFINICION MARCO JUDIRICO
 
Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas.
 
ACUERDO 012 DEL 15 DE OCTUBRE DE 199: Por el cual se fija un plaso de seis meses para la presentacion de las TRD de los organismos nacionales del...