TABLAS DE RETENCION

IMPLEMENTACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE SAMANIEGO







ANA ISABEL SALAZAR CABRERA


Plan de Trabajo de Prácticas Administrativa


ASESOR ENTIDAD
PERSONERIA MUNICIPAL DE SAMANEGO - NARIÑO










ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP
ACULTAD DE PREGRADO
SAMANIEGO 2013INTRODUCCION
1. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR


El desarrollo de mi práctica administrativa está relacionado con el fortalecimiento de la gestión de la entidad abordando el área de reorganización administrativa con énfasis en el tema de estudios técnicos organizacionales

2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA


2.1. GeneralOptimizar el proceso de gestión documental en la personería municipal de Samaniego para garantizar el acceso a la documentación de la entidad y dar cumplimiento a las disposiciones señaladas en la constitución y la ley.

2.2. Específicos

2.2.1. Realizar un diagnóstico del manejo actual de la organización documental de la entidad
2.2.2. Identificar las unidades documentales producidas yrecepcionadas por la personería municipal.
2.2.3. Elaborar las tablas de retención documental de acuerdo con las políticas definidas por el Archivo General de la Nación
2.2.4. Organizar físicamente los archivo de la entidad con base en las Tablas de Retención Documental













3. Resultados Esperados

Al finalizar la práctica administrativa se pretende entregar las tablas deretención documental con sus respectivos anexo y la organización física de los documentos de la entidad de acuerdo a lo que estipula el Archivo General de la Nación y en cumplimiento de la ley 594 del 2000 y demás normas existentes para el caso. Con la finalidad de brindar a la entidad un adecuado manejo de la información de manera eficaz y eficiente facilitando el control y el acceso a losdocumentos a través del tiempo al igual que la selección y conservación de los archivos.





















4. METODOLOGÍA

Entendiendo la metodología como el conjunto de operaciones ordenadas con las que se pretende obtener un resultado. Mi proyecto de grado seguirá las siguientes etapas metodológicas para la implementación de las Tablas de Retención Documental y laorganización física del archivo central y de gestión de la Personería Municipal de Samaniego Nariño.
Fuentes de consulta
Dentro de la primera etapa se seleccionara el material de consulta que será la base principal para la implementación de las tablas de retención documental que garantiza la correcta aplicación de los procedimientos archivísticos. Los referentes que se tomaran en cuenta principalmenteson la ley 594 del 2000 la cual, el mini manual de tablas de retención y transferencias documentales expedido por el archivo General de la Nación, al igual que toda la normatividad que regula la actividad archivística en Colombia.
Programación de trabajo:
Constituye la segunda etapa para la aplicación de las tablas de retención documental en el contexto de la organización del archivo de laPersonería Municipal de Samaniego. Dentro de esta etapa se desarrollara lo siguientes pasos:
Investigación preliminar sobre la entidad y las fuentes documentales mediante la recolección de información sobre las condiciones físicas de la entidad y el estado de conservación de los documentos.
Análisis de la información recolectada creando un diagnostico general de la entidad sobre la actividadarchivística.
Elaboración de las tablas de retención documental identificando series y subseries acompañadas de sus respectivos anexos.
Organización del archivo Central y de Gestión:
La segunda etapa de la aplicación de las Tablas de Retención Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración, Evaluación y Aplicación

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de SERIES con...