TALLER DE REDACCION

Clases de cartas comerciales

Los tipos de carta comercial son muy numerosos, por lo mismo que son también infinitos los casos que se plantean a diario en una empresa o agencia y que tratan de tramitarse y solucionarse por medio de la correspondencia. Su enumeración por tanto es imposible. Con esta salvedad intentamos clasificarlas de la manera siguiente:

1. Cartas de solicitud. Este tipo decartas, en el que se incluyen también las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios, instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catálogos, entrevistas, cooperación, etc.

2. Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para acompañar cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines, muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la remisiónde lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el destinatario sepa específicamente lo que ha de llegarle.-

3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se ha concedido crédito, el cumplimiento de su obligación. Su redacción debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente.

4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresanuna queja o protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y administrativas, aunque traten de evitarse.

5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a comprar determinados artículos o servicios. Ejemplos de éstas son las que tienen como propósito anunciar un nuevo producto, asegurara los clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc.


6. Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que tienen carácter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muyimportantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su presencia en la comunidad. Las más comunes son las de felicitación, pésame, invitación y agradecimiento.

Características esenciales

Cuando se lee una carta, sus características o cualidades influirán en el destinatario para hacerle reaccionar favorable o desfavorablemente haciaquien la escribió. Como el objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción positiva en su redacción deben observarse las características que se exponen a continuación.

1) Claridad. Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. Se puede lograr la claridad de la siguiente forma:

•Expresándonos mediante frases cortas.
• Eligiendo con cuidado el vocabulario
• Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia.
• Evitando vocablos ambiguos
• No abusando del pronombre
• Desterrando los gerundios
• Evitando el uso de abreviaturas
• Eliminando palabras rebuscadas
• Evitando el exceso de adjetivos
• Pensando despacio,para escribir deprisa.
Los enemigos de la claridad son:
• Las expresiones incompletas
• Las palabras superfluas, innecesarias
• El uso de circunloquios
• La alteración del orden lógico en la expresión
• El empleo de vocablos “gastados, manoseados”

2) Concisión. Cada frase que escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarsedos o tres palabras cuando éstas puedan ser reemplazadas por una. La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser concisa. Esto no quiere decir que sea breve, sino que o esté recargada de expresiones superfluas o palabras inútiles. Resumimos afirmando que concisión es la expresión de los conceptos con las menos palabras posibles y con la mayor exactitud.

Si se quiere lograr...