TALLER RECIBO Y DESPACHO

RECIBO DE DOCUMENTOS

1. Con relación al Acto Administrativo Acuerdo 060 de octubre de 2001 realizar los siguientes ítems, para socializarlos ante el grupo.

Que entiende por unidad de correspondencia o Ventanilla Única.

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estosprocedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

Realiza un cuadro comparativo entre: radicación de comunicaciones oficiales, control comunicaciones oficiales, comunicaciones oficiales recibidas, comunicaciones oficiales enviadas, comunicacionesvía fax, comunicaciones por correo electrónico.

Cuadro Comparativo

Radicación de comunicaciones oficiales
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estrictoorden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.

Control comunicaciones oficiales
Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarioscompetentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Comunicaciones oficiales recibidas
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviarrespuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

Comunicaciones oficiales enviadas
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexoscorrespondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

Comunicaciones via fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parteintegral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

Comunicaciones por correo electrónico
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán suutilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.


2. Consulten diferentes fuentes de información y respondan los siguientes interrogantes:

¿Qué medidas se deben implementar para lograr el controlefectivo de los documentos externos recibidos?

Para lograr un control efectivo sobre los soportes documentales externos recibidos, es necesario:

Canalizar su recibo atreves de una sola persona u oficina. Esta persona u oficina debe poseer un total conocimiento de la estructura interna y el flujo de la información en la empresa para poder determinar quién o quienes deben encargarse de su...