Taller sobre Manual de Funciones

Resumen del Taller sobre Manual de Funciones
Fecha:21/07/2014
Local de la Reunión: casa central de SEGEL Logística S.A. (Asunción).
Participantes: responsables de las distintas áreas de trabajo de SEGEL Logística
Responsables por INNOVA (Lic. Alicia Martínez de la Pera y Rita Villalba, responsables del área operativa y de programación; Lic. José Miguel Palacios, responsable de laSistematización e Informes).
Metodología: trabajos grupales con la participación de todos los operarios y líderes de equipo por departamento para el análisis y discusión de los niveles de responsabilidad y comunicación necesarios para el normal desempeño de la empresa.

Recomendaciones Generales en Base al análisis de los resultados del Taller:
1. Revisar la construcción en general de lasdescripciones de tareas (semántica y cualitativamente según los objetivos departamentales, alineados a los de la empresa).

2. Revisar JERARQUÍAS y NIVELES DE DEPENDENCIA para determinar si responden a las necesidades de la empresa y a los procesos en el cumplimiento de las metas.

3. DISCUTIR el alcance de Responsabilidades de cada miembro y presentarlas en un flujograma (relacionado al ítem anterior).4. ORDENAR, de acuerdo a un flujograma de procesos por área, estableciendo si se deberá obedecer un flujograma determinado orientado a la toma de decisiones, o se planteará uno a nivel general (ver ejemplo de Flujograma planteado por los funcionarios participantes del Taller).


5. CORROBORAR que todos los objetivos estén relacionados con la MISIÓN Y VISIÓN de la organización (no sólorelacionado al crecimiento de cada área).


6. Los departamento de Administración y RRHH deben tener mayor especificidad en cuanto a su participación dentro de los objetivos de la empresa así como de las tareas que les toca desempeñar, sus relaciones de interdependencia y las estrategias necesarias para el desarrollo de RRHH (desarrollo de un plan de crecimiento profesional y personal de losRRHH).

7. PLANTEAR instancias de resolución, negociación y/o mediación de los conflictos propios del ambiente laboral.

8. Evaluar el relacionamiento de las dependencias con las Sucursales (plan de seguimiento de sucursales para evitar dilación de respuestas).
Referencias:
(¿?): es necesaria una revisión sobre el concepto y sus implicancias con los distintos departamentos.
A continuación,como material complementario se acompaña la transcripción textual de los trabajos grupales realizados durante el taller, para su posterior análisis.
Resumen de los Trabajos Grupales por Áreas
Nombre de la Dependencia: Departamento de Créditos y Cobranzas
Objetivos: (¿?)
Dependencias:
Funciones:
Seguimiento diario de clientes.
Conciliación de cuentas de clientes.
Gestión de llamadas.Análisis de créditos.
Control y administración de fichas de clientes.
Prevenir el crecimiento del nivel de morosidad.
Programación de visitas a clientes.
Almacenamiento y cuidado de documentos relacionados a los clientes (retenciones, recibos, facturas y notas a crédito).
Elaborar planillas de cobros de la jornada anterior.
Organizar los itinerarios.
Emisión de recibos.
Cálculo de retenciones.Verificación de datos de los cheques a recibir.
Cumplir con las tareas designadas por la administración en cuanto a otros tipos de labores que no sean específicamente gestiones de cobranzas, pudiendo dar apoyo al departamento de REPARTO, COMPRAS y PAGOS.




Nombre de la Dependencia: Departamento de Márketing y Post Ventas
Objetivos:
Aumentar las ventas a través del buen planeamientode la publicidad, la buena organización de las promociones y la segmentación indicada de clientes.
Dependencias:
DISEÑO
Funciones:
Diseño de publicaciones y materiales de promoción.
Manejo de la Base de datos.
Community Manager.
SEGUIMIENTO E INSUMOS
Funciones:
Fidelización de Clientes.
Aumento de las ventas (apoyo al departamento de VENTAS).

TELEMÁRKETING
Funciones:
Realizar las...