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METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

1. IDENTIFICA EL FONDO O LOS FONDOS DOCUMENTALES DE LA ENTIDAD DONDE LABORAS, ESTABLECE SI SON ABIERTOS, CERRADOS Y/O ACUMULADOS Y DETERMINAEL TRATAMIENTO QUE SE LES DEBE DAR SI SON VARIOS.

RESPUESTA. LOS FONDOS DOCUMENTALES DEL DEPARTAMENTO DE POLICIAL CALDAS, INSTITUCIÓN ÙBLICA DONDE LABORO SON ABIERTOS Y ACUMULADOS Y SETRATAN DE LA SIGUIENTE MANERA:

FONDOS ABIERTOS. DEBEN SER TRATADOS TAL Y COMO LO ESTIPULA LA LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO.

• LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEBEBASARSE EN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEBIDAMENTE APROBADA.

• LA APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LAS CARPETAS DEBE REFLEJAR LAS SERIES Y SUBSERIES CORRESPONDIENTES A CADA UNIDADADMINISTRATIVA. 

• SE IDENTIFICARÁ   EL   EXPEDIENTE   MEDIANTE   UN   RÓTULO,   EL   CUAL DEBERÁ CONTENER EL NOMBRE DE LA RESPECTIVA UNIDAD POLICIAL,     IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA Y GRUPO, SERIES YSUBSERIES, NÚMERO   DE CARPETAS Y/O LIBROS, Y CAJA Y FECHAS EXTREMAS. 

• LA UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS RESPONDERÁ A LA CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES, LOS TIPOS DOCUMENTALES SE ORDENARÁNDE TAL MANERA QUE SE PUEDA EVIDENCIAR EL DESARROLLO DE LOS TRÁMITES. EL DOCUMENTO CON LA FECHA MÁS ANTIGUA DE PRODUCCIÓN, SERÁ EL PRIMER DOCUMENTO QUE SE ENCONTRARÁ AL ABRIR LA CARPETA Y LAFECHA MÁS RECIENTE SE ENCONTRARÁ AL FINAL DE LA MISMA.

• LOS TIPOS DOCUMENTALES QUE INTEGRAN LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE LAS SERIES Y SUBSERIES, ESTARÁN DEBIDAMENTE FOLIADOS CON EL FIN DEFACILITAR SU ORDENACIÓN,   CONSULTA Y CONTROL.

• LAS CARPETAS Y DEMÁS UNIDADES DE CONSERVACIÓN SE DEBEN IDENTIFICAR, MARCAR Y ROTULAR DE TAL FORMA QUE PERMITA SU UBICACIÓN Y RECUPERACIÓN,DICHA INFORMACIÓN GENERAL SERÁ: FONDO, SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIE, SUBSERIE, NÚMERO DE EXPEDIENTE, NÚMERO DE FOLIOS Y FECHAS EXTREMAS, NÚMERO DE CARPETA Y NÚMERO DE CAJA SI FUERE EL CASO.