Tarea del bicentenario

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Inteco

Unidad # 1
La oficina

Yonathan Grajales Salazar

Área: técnicas de oficina

31/10/10

1. ¿Cómo debe ser la oficina del jefe?
R/ la oficina del jefe requiere de un ambiente y una organización especial y funcional, puesto que algunas de las actividades que allí se realizan, como por ejemplo las reuniones de trabajo, la atención a los clientes o visitantes, las entrevistas conel personal y el acceso constante del oficinista, está fuera de las habituales tareas de escritorio.

2. ¿Qué criterio se debe tener en cuenta para elegir los muebles del jefe?
R/ con criterios técnicos y estéticos, habiéndonos informado antes de por medio de catálogos, revistas y libros sobre el tema; y de actualizar nuestras ideas, mejorando el gusto y señalando los detalles que nuestrojefe y jefe de compras, pueda pasas por alto.

3. ¿Cómo debe dividirse la oficina para hacer una distribución más racional de los muebles?
R/ zona 1. El escritorio, su silla respectiva y la mesa de teléfonos, deben quedar en el centro y al fondo de la oficina, ofreciendo amplitud a partir de la puerta de acceso.
Zona 2. Está destinada para los visitantes (acceso, silla y mesa auxiliar).
Zona 3.Destinada a las reuniones, donde se encuentra la mesa de reuniones.
Zona 4. Es la zona de acceso de la secretaria hacia el escritorio y hacia su jefe. La circulación se hará siempre por el mismo lado. A acostumbrándose a una zona determinada de acceso, se facilitarán los movimientos del jefe al recibir y entregar documentos; y para la secretaria será más cómodo también en el momento de tomar eldictado, pasar el café o hacer la entrega de documentos.

4. ¿Cómo debe ser la circulación en la zona de acceso de la secretaria al escritorio de su jefe?
R/ La circulación se hará siempre por el mismo lado. A acostumbrándose a una zona determinada de acceso, se facilitaran los movimientos del jefe al recibir y entregar documentos; y para la secretaria será más cómodo también en el momento detomar el dictado, pasar el café o hacer la entrega de documentos
II. Marca con una equis (X) la respuesta correcta.

1. En la selección de los muebles para la oficina, se debe tener en cuenta el criterio de:
a) El gerente
2. Por oficina se entiende:
e) b y d
3. El funcionamiento de toda oficina depende de varios factores, uno de ellos es:
b) El elemento humano
4. El ruido continuo en lasoficinas da lugar a:
a) Deterioro de nuestro sistema nervioso
5. Los colores más adecuados para decorar la oficina son:
c) Tonos luminosos y cálidos.
6. En una oficina, las secretarias desempeñan un papel de:
b) elemento clave del éxito en etapas y objetivos de la empresa.
7. Una oficina bien ambientada da lugar a:
c) Que el trabajo sea más agradable
8. La utilización de tubosfluorescentes:
b) Se combina con la luz natural para obtener una mayor iluminación.
9. La distribución de espacios y muebles de las oficinas tiene diferentes formas. La o en “U” es aquella en que:
d) Los escritorios van colocados unos frente a otros y el jefe los vigila.
III. Contesta falso o verdadero.
1. Los visitantes deben esperar en la oficina del jefe. F
2. El público que visita la oficina debeestar muy cerca de tu escritorio. F
3. Sobre la mesa auxiliar que hay en la oficina, se colocaran revistas o folletos referentes a la empresa. V
4. Se debe saludar con amabilidad a los visitantes. V
5. Se deben dar explicaciones referentes al jefe y a la empresa. F
6. Tu escritorio debe ser lo suficiente grande. F
7. El archivador es de uso restringido y personal. V
8. Se deben tener listas deuso constante como directorios telefónicos internos, páginas amarillas, otros, etc. V
9. Tu silla de trabajo se debe fijar al suelo. F
10. La máquina de escribir se debe fijar al suelo. V
11. Debe haber un solo cajón para el papel de la oficina. V
12. Los archivadores se deben colocar alrededor de tu escritorio. F
13. Los archivadores van siempre detrás de tu puesto de trabajo o al lado. V...
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