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Administración de Proyectos.

PMO - HITO

Maestro: Sergio Ramirez Arciba.

PMO:

Existen varios conceptos de una oficina de proyectos (PMO) ,una de ella la define como una unidad organizacional, física o virtual, especialmente diseñada para dirigir y controlar el desarrollo de un grupo de proyectos informáticos de manera simultanea, todo con el objetivo de minimizar riesgos (tiempo,demora, inversiones, etc.).
El PMBOK la define como “una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo” . Es una entidad que sirve de enlace entre IT (incluyendo a los directores y jefes de proyectos) y las unidades usuarias de la organización. Por su parte un Programa es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades específicas delnegocio.
Características de una PMO:

- Actúa como un órgano de gobierno sobre los proyectos.
- Posee respaldo de la alta dirección de IT.
- Roles y autoridades perfectamente definida.
- Dependiendo del tamaño de la organización podrá tener entre 1 – 6 personas.
- Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados por la PMO.
- Identificación y desarrollo de lametodología de dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas.
- Oficina de información y administración de políticas, procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra documentación compartida.
- Dirección de configuración centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO.
- Repositorio y gestión centralizados para riesgos compartidos y únicos para todos losproyectos.
- Oficina central para la operación y gestión de herramientas del proyecto, como el software para la dirección de proyectos en toda la empresa.
- Coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre proyectos
- Una plataforma guía para directores del proyecto.
- Supervisión central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el ámbitoempresarial.
- Coordinación de los estándares generales de calidad del proyecto entre el director del proyecto y cualquier organización de evaluación de calidad de personal o de estándares interna o externa.

Ventajas y desventajas:

Entre sus principales ventajas:
- Instancia dedicada a monitorear el comportamiento de los proyectos, minimizando así riesgos de fracaso
- Procesos y métricas estándarpara todos los proyectos
- Ente centralizado para apoyo a los directores y jefes de proyectos
Entre sus potenciales desventajas:

- Puede ser percibida como un ente burocrático
- Personal no preparado puede ser un riesgo
- Falta de herramientas de automatización de los procesos
- Puede ser difícil medir el éxito de una PMO
- La cultura y el cambio pueden convertirse en enemigosObjetivos:

Entre los más relevantes objetivos de una PMO están:
- Reducir fallas de los proyectos IT.
- Reducir gastos innecesarios en los proyectos.
- Completar proyectos en el tiempo planificado.
- Estandarizar procesos, metodologías, mejores prácticas y nomenclatura en la dirección de proyectos.
Funciones:

- Alinear proyectos con objetivos del negocio a objeto de minimizar riesgos.
-Proporcionar apoyo técnico de proyectos a encargados de proyectos
- Administrar el pool de recursos para una efectiva dirección de proyectos
- Apoyar la elaboración del plan de proyectos y su interacción con otros planes.
- Evaluar viabilidad económica (ROI, NPV, TIR), técnica, operativa y alineación con los objetivos del negocio
- Coaching a los directores y jefes de proyectos en las diferentesetapas del ciclo de vida de los proyectos.
- Formar y/o contribuir con el conocimiento de los responsables de proyectos.
- Documentar los procesos, metodologías y métricas de gestión de proyectos.
- Coordinar proyectos a su cargo.
- Generar y/o propiciar la generación de indicadores de costo, riesgo, tiempo y calidad del proyecto
- Generar reportes y dashboards a los diferentes roles y niveles...
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