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Escribir correctamente desde la primera vez
Joanne Feierman Revista Internal Auditor, 2006
AUDITORÍA INTERNA Escribir correctamente desde la primera vez
Joanne Feierman, Revista Internal Auditor, 2006
Una serie de mejores prácticas pueden ser útiles para guiar a los auditores hacia un reporte de auditoría más efectivo.Cuando conduzco un taller de escritura para auditores internos, frecuentemente pregunto “¿Cuán satisfecho estás con tus reportes de auditoria?”. Típicamente, la respuesta que recibo es algo así: “Los reportes finales que nosotros emitimos son generalmente buenos, pero nos toma mucho tiempo llegar a ello.” El primer paso en conseguir “ello” más rápidamente, particularmente para nuevos miembros delstaff, es darse cuenta de que el tipo de escritura requerido para un reporte de auditoría no es igual que el estilo requerido para un ensayo de la facultad. En un escenario académico, los instructores pue-
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den valorar largosensayos con lenguaje florido. Pero en el mundo corporativo, el prestigio va hacia quienes consiguen el punto rápidamente, se mantienen focalizados y expresan sus reflexiones simplemente. Un método lógico para el reporte de auditoria puede ayudar a facilitar el proceso de escritura y asegurar que los reportes muestren información clara y efectivamente. Las siguientes guías pueden ayudar a losauditores a construir reportes de auditoria concisos e informativos, sin gastar tiempo excesivo para que salgan bien. 1. ESTABLECER LA CUESTION CRÍTICA PRIMERO Porque los auditores consumen gran parte del tiempo obteniendo información, ellos están naturalmente ansiosos de compartir lo que han descubierto. Por esta razón, los practicantes frecuentemente comienzan sus comentarios de auditoria con lostrasfondos. Los lectores, por otro lado, quieren
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que el escritor enuncie el punto principal inmediatamente. Clientes, ejecutivos senior y miembros del comité de auditoria quieren una descripción abreviada de la cuestión, su nivel de riesgo y la mitigación recomendada o acciones correctivas. Presentar el trasfondoprimero no es útil para lectores ocupados. Esto demora la información principal y dificulta la comunicación. Como mostramos en el siguiente ejemplo, la secuencia juega un importante rol en la transmisión de información: TRASFONDO PRIMERO:
La agencia compró computadoras por $34.310,90, muebles por $17.785 y alfombrado por $3.275. No obstante, la gerencia no obtuvo cotizaciones antes de adquirir esosítems.
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CUESTIÓN PRIMERO:
La gerencia gastó más de $55.000 en compras para la agencia sin obtener cotizaciones.Específicamente, gastaron $34.310,90 en computadoras, $17.785 en muebles y $3.275 en alfombrado.
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La versión “Cuestión Primero” facilita a los lectores llegar al punto más rápidamente....
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