tecnica decomunicacion
Páginas: 9 (2172 palabras)
Publicado: 3 de noviembre de 2013
INTRODUCCIÓN.
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil yprontamente.
Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.
Un archivo tiene mayor valor cuando losdocumentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas, para decir, ¿Dónde guarda un documento?, solo esa persona podría encontrarlo, por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permita seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera, poder archivar todos los documentos adecuadamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentosmás importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.
El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
MARCO TEORICO.
En laterminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia y las archiva, también extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina.
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucradosen la labor para que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene quepermitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
Ser el centro de la información y de la documentación.
Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de unarchivo son:
- Lógica.
Como me piden los documentos.
Como necesitamos la información.
- Rigor.
- Sencillez.
Concepto de técnicas de archivo.- El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.
Clases de archivos.
Según latitularidad de la institución:
• Públicos (como los de las Administraciones Públicas).
• Privados (por ejemplo, los eclesiásticos: los registros parroquiales, por ejemplo).
Por el ámbito territorial:
• Locales.
• Regionales.
• Generales o Nacionales.
Por la antigüedad de la documentación conservada:
• De Gestión.
• Centrales.
1Administración Pública
• Intermedios.
•...
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil yprontamente.
Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.
Un archivo tiene mayor valor cuando losdocumentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas, para decir, ¿Dónde guarda un documento?, solo esa persona podría encontrarlo, por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permita seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera, poder archivar todos los documentos adecuadamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentosmás importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.
El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
MARCO TEORICO.
En laterminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia y las archiva, también extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina.
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucradosen la labor para que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene quepermitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
Ser el centro de la información y de la documentación.
Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de unarchivo son:
- Lógica.
Como me piden los documentos.
Como necesitamos la información.
- Rigor.
- Sencillez.
Concepto de técnicas de archivo.- El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.
Clases de archivos.
Según latitularidad de la institución:
• Públicos (como los de las Administraciones Públicas).
• Privados (por ejemplo, los eclesiásticos: los registros parroquiales, por ejemplo).
Por el ámbito territorial:
• Locales.
• Regionales.
• Generales o Nacionales.
Por la antigüedad de la documentación conservada:
• De Gestión.
• Centrales.
1Administración Pública
• Intermedios.
•...
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