Tecnicas de oficina

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TÉCNICAS DE OFICINA
Son el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina.
IMPORTANCIA:
1) las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la información dela empresa.
2) facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas
3) agilizan el curso delastransacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante su publico.
APLICACIÓN
Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina es decir en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina cual quiera que sea la naturaleza de sus actividades, se consideran 3 factores esenciales que son:* Equipo humano o personal de trabajo.
* Equipo material o equipo de trabajo.
* Equipo mecánico o maquinas de la oficina.
Conozcamos las ocupaciones más comunes en la oficina
1. Recepcionista: es una función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente a tiende al público sirviendo de enlace, este y los funcionarios de la empresa es una tarea interesante y aveces muy difícil por que en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidad del contratado.
Los requisitos más importantes de un oficinista son:
* Los modales y la cortesía.
* Dominio oral y escrito del idioma.
* Descripción y buen criterio.
* Capacidad de análisis para identificar situaciones, tomar determinaciones y seleccionar al público.
* Manejo de conmutadoro central telefónica.
* Firmeza en situaciones falsas o descorteses.
* Paciencia.
* Apropiada atención telefónica.

TECNICAS OFICINISTAS QUE DEBE TENER EN CUENTA:
* Limpieza de su lugar de trabajo y preparar material de trabajo del día: hojas, computadoras, máquina de escribir, preparar el café, la correspondencia del dia, preparar material de trabajo del jefe o superior,colocar la correspondencia a contestar, mantener el orden, entre otros.

* Agenda del día:
TELEFONICA: Se lleva el registro de clientes, conocidos, entre otros. Nombres, E-Mail, Teléfono. Etc.
DE REUNIONES Y ACTIVIDADES: Día por día, se lleva un cronograma de todas las actividades que se llevarán a cabo. Con fecha, hora, actividad, entre otros.
DE VISITAS: tomar nota de todas las personas quevan a la oficina. Esto es indispensable en todo oficinista. DAR RECADOS.
* El archivo: la vida de una oficina. Se debe mantener en orden y pulcro.

* Los implementos de trabajo: hojas, grapas, carpetas, tintas, computadora, teléfono, entre otros... se deben cuidar y no usarlo en el plano personal.
La papelera debe estar en un sitio visible y desocupado.
Aproveche los momentos en que nohay mucho trabajo, y procure mantenerse activa, realizando alguna labor productiva. No jugando en la computadora, hablando por teléfono con algún conocido, durmiendo en nuestro lugar de trabajo o abandonando nuestra área laboral.
Mantenga el lugar armonioso y libre de toda carga negativa. Un ambiente musical, con melodías suaves y relajantes, si se lo permiten puede usar ambientadores; estocausa una excelente impresión al público.
* Mantenga su aspecto impecablemente vestido y maquillado (damas): Si usted es una persona que no se maquilla, le sugerimos aplicar un maquillaje moderado.
Porque la imagen de una organización solo estará a cargo de la que se encuentre mejor vestida y presentada.
Practique la solidaridad laboral con sus compañeros. Sin embargo, nunca abandone su lugar detrabajo, ni deje para luego lo que puede hacer en ese momento.
Procure mantener al público satisfecho, cómodamente sentado e informado. Este arte de atender al público, solo se adquiere con la práctica y con mucha paciencia.
LA IMPORTANCIA DE LAS TÉCNICAS DE OFICINA
Las técnicas de oficina son muy importante por que estas se refieren a las características de una oficina, el trabajo que allí...
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