Tecnicas De Oficina

Técnicas de OficinaADMINISTRACION DOCUMENTALAdministración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de AdministraciónDocumental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD PUBLICAActividad Privada.Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede concebirse como aquellas actividades ytareas que serealizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan conlos soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como unproceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancosu otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o porun cheque. A nivel de las plantas operativas de unafábrica, la mayor aportación esproporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, seprocesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina ypermite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a laoficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. Lacorrespondencia, losregistros de producción, los inventarios de existencias, la toma dedecisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.La oficina como función.Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal,contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de serregistrada, se archiva y también secomunica.FUNCIONESPreparación de registros e informes. Archivo de los registros y demás documentación. Procesamiento de la información para su utilización y comunicación. La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todoslos niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada anivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlarlas actividades y como fuente deinformación para la toma de decisiones.LARDENTLa oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios deorganización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollanactividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidiry organizar la acción siguiente.FUNCIONESEstas se traducen enuna secuencia de decisiones que se toman a partir de la informacióndisponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso dedecisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información,procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán delgrado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de elalmacenamiento ysobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar losrecursos financieros, humanos y materiales.SISTEMA DE INFORMACIONEs un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente conel propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden sergenerales cuando se proporciona información en formasistemática a quienes tienen laresponsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de lasituación de la empresa en la cual funciona el sistema.ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓNEstos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivosestablecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control,Retroalimentación.1.Insumos:Recursos Humanos. Recursos Materiales. Recursos Financieros. Información. En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de launidad de procesamiento.Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información,porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades ocarencias de información que puedan detectarse....