tecnicas para manejo de la documentacion

6. El aprendiz consulta las técnicas de Archivo en el manejo de la documentación

Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación.- Los documentos emitidos o recibidos deben mantenerse uninventario actualizado de la documentación que custodia el archivo.
Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.- Los documentos deben agruparse manteniendo su integridadorgánico-funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma, cualquiera que ésta sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue cada dependencia de la institución, de manera que elsistema de clasificación y ordenación que se establezca pueda ser comprendido y aplicado por otras personas si así se requiere.
Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La ubicación de ladocumentación en carpetas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización medianterótulos, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.
Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar porsu adecuada preservación. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.
Norma No. 5.- Asignación deplazos de retensión y transferencia.- Corresponde a los responsables de los archivos gestionar la transferencia o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.
NormaNo. 6.- Descripción documental.- El acceso a la documentación bajo la responsabilidad de cada dependencia de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración de inventarios, índices,catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización en un tiempo prudencial.
Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al responsable de la unidad definir al encargado del...