Tecnicas y herramientas de control

Técnicas y Herramientas de Control
Fuentes de Información
Cuatro fuentes ordinarias de información utilizan los administradores para medir el rendimiento real, son ellas: la observación personal, informes estadísticos, informes verbales e informes escritos; cada uno con fortalezas y debilidades concretas pero sin embargo una buena combinación de fuentes aumenta tanto el número de fuentes deinsumos como la probabilidad de obtener información digna de confianza.

Interrogantes de la medición
Qué es medir?
En términos administrativos sencillos pero prácticos medir significa determinar una cantidad asociada a una variable, con el fin de conocer su comportamiento comparándolo con otra previamente determinada y aceptada.
Por qué medir?
Empezaremos por decir que las organizaciones debencambiar paradigmas con respecto al control y la medición, por cuanto estos deben responder más al propósito de buscar causas y encontrar soluciones a la situaciones que al simple interés de hallar culpables, o sea que debemos despersonalizarlos para que realmente contribuyan al fin último del mejoramiento de los procesos.
Para qué medir?
Partiendo de la base de lo que no es medible no esgerenciable, podemos afirmar que la medición asociada al control permite entre otras cosas interiorizar en las personas un sentimiento de logro y superación que se verá reflejado definitivamente en logro de los objetivos institucionales y en el desarrollo de la organización.
Dónde medir?
La mayor dificultad en las empresas es que los procesos sólo se miden al final o sea cuando ya se han ejecutadotodas las tareas y se han agotado los recursos, lo cual proporciona poca realimentación sobre las actividades, los insumos o los resultados. Por el contrario es necesario establecer puntos de medida aproximados a cada actividad, insumo o resultado para que las personas involucradas reciban una asesoría directa, inmediata, pertinente y oportuna que facilite la toma de decisiones y la implantación decorrectivos o ajustes.
Qué procesos medir?
En este sentido es aconsejable realizar un examen de los diferentes procesos e identificar aquellos que tienen mayor importancia o significan aspectos críticos para la organización; o los que tienen un impacto directo y crucial en la satisfacción de las necesidades o expectativas del cliente; y por último dirigiendo la atención en aquellos que requierenrecursos importantes y significativos para el negocio.

Propósitos de la medición
1. La medición propende en las organizaciones por:
2. Planificar con mayor certeza y confiabilidad
3. Discernir con mayor precisión sobre las oportunidades de mejorar un proceso.
4. Analizar y entender cómo han sucedido los hechos
5. Corregir las condiciones que están fuera de control
6.Comprender el nivel de competitividad de nuestro producto
7. Establecer prioridades en la organización

Atributos de la medición
Para que responda a una buena medición, esta debe:
1. Ser pertinente; tenerse en cuenta para las decisiones.
2. Precisa; reflejar fielmente los hechos
3. Oportuna; ejecutarse y utilizarse en el momento indicado.
4. Confiable; repetirse de maneraperiódica y ser consistente.
5. Económica; estar en una relación adecuada de costo beneficio.
El Procedimiento de la medición
El método de medición para que sea efectivo debe contener en su ejecución los siguientes elementos:
1. Técnica. Que se utilizan herramientas y los procedimientos generalmente aceptados.
2. Objetividad. Para que la medición no dependa del sujeto que realiza lamedición sino del objeto que se mide.
3. Independencia. Que para cualquier sujeto que realice la medida sea la misma o dentro de rangos aceptables y que no dependa del resultado esperado o de los instrumentos.

Para logra lo anterior es conveniente tener en cuenta la siguiente guía:
1. Acercar el requerimiento válido al indicador. ( Se considera un requerimiento válido toda expectativa...