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Documento de archivo
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, deacuerdo con unas características de tipo material y formal.
Particularidades definitorias de los documentos de archivo:
Dan testimonio de un acto administrativo, con una función. Son el resultado naturalde esa actividad.
Tienen un carácter seriado, único, objetivo y exclusivo.
Valor del documento de archivo
Valor primario: desde que se crea, sirve como garantía o prueba de algo (da testimonio).Este es el valor administrativo o legal. El valor administrativo se pierde con el paso del tiempo.
Valor secundario: también desde su creación, tiene la posibilidad de ser fuente de investigaciónhistórica. Este valor es más consistente como documento.
Características
Externas (su aspecto formal):
Materia escriptoria o soporte.
Formato
Signos especiales y visibles.
Forma
Internas(definitorias del contenido)
Origen funcional
Lengua empleada
Autor y destinatario
Formulario y cláusula
Fecha y lugar
Contenido y mensaje
Ciclo vital de los documentos
El ciclo vital de los documentosse puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debellevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios dede cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital delos documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización...