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|Superintendencia de Notariado y Registro |
|Ministerio del Interior y de Justicia |
|República de Colombia|
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De acuerdo con los objetivos estratégicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, es necesario iniciar un programa de sensibilización, dirigido a los funcionarios de la entidad, con el fin de que conozcan la actual legislación archivística, importante por sucontenido administrativo y fiscal y su incidencia en el manejo de documentos activos e históricos.

Esta normatividad se constituye en un medio eficaz para lograr los propósitos de celeridad y transparencia del Estado porque nos da los lineamientos para la toma de decisiones acerca de la permanencia y conservación de información registrada en documentos de diversos soportes.

Ladocumentación que producimos y las de dependencias oficiales pertenecen a la Nación, interesan a la sociedad y se convierten en el principal testimonio histórico del país.

Por lo tanto, el Grupo de Archivo y Correspondencia, consciente de su compromiso de divulgar al interior de la entidad algunos conceptos básicos del quehacer archivístico y parte de la actual legislación preparó en conjunto con laDivisión de Publicaciones el siguiente material, que esperamos sea de utilidad para el manejo de los archivos de gestión y la aplicación de las Tablas de Retención Documental que como ya se conoce fueron adoptadas mediante Resolución No. 0649 del 25 de febrero de 2002.

MARCO JURÍDICO

- LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Establece las reglas y principios generales que regulan lafunción archivística del Estado.

Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles.

- REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO. ACUERDO 07 DE 1994
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN


ALGUNOS PRINCIPIOS

FINES DE LOS ARCHIVOS

El objetivo esencial de los archivos consiste en disponer de una documentación organizada, de tal forma que la historia institucional sea recuperable parael uso de la administración y del servicio al ciudadano y se constituya en fuente de la historia.


Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano enlas decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.





IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS



Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad...
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