Teoría general de sistemas

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Teoría General de Sistemas.




LA PLANIFICACION EN LAS ORGANIZACIONES
Tradicionalmente, la función administrativa se ha identificado con la planeación, la organización, la dirección y el control, aunque la primera es la base para poder realizar las otras.

La Función Básicas de Planear
Como todos los sistemas persiguen un objetivo, la planeación nos permite establecer, con anterioridada toda actividad, los criterios que el administrador debe satisfacer para alcanzar las metas señaladas. La planeación es básica para el control y la toma de decisiones, sin la planeación no habría control, puesto que aquella es el fundamento de la administración y el control, así como otras funciones como la organización y programación. La administración para una adecuada planeación necesita dela información para fijar los objetivos y cursos de acción, pero es imposible proporcionar toda la información necesaria para abarcar todos los aspectos y contingencias de un plan; no obstante la que se aporta, ayuda a disminuir una amenaza constante para el administrador: la incertidumbre.

Necesidades del Planeamiento
Los resultados logrados en cualquier proyecto dado, pueden sernotablemente afectados por el tipo de comienzo que sé de al trabajo, y por el cuidado que se tome antes de empezar el mismo.

Si el esfuerzo preparatorio es completo y minucioso, se reflejara en la certeza, prontitud y profundidad con que se conducirá el trabajo y en la cooperación que prestara el personal de operaciones. Si en cambio, el esfuerzo preparatorio no existe o es casual o superficial es muyprobable que h aya equivocaciones y esfuerzo inútil del personal afectado.

Por eso una vez definido el problema a atacar, los dos primeros pasos deberán ser el planeamiento del proyecto en detalle y la preparación del camino con el personal afectado de las áreas. Si se realizan los pasos indicados sé vera que, lejos de significar un incremento del tiempo, significara un beneficio que aseguraramejor actuación y un mayor porcentaje de recomendaciones.

El planeamiento es nada más que tratarse un camino antes de empezar, y es mucho más fácil planear, seguir un plan y modificarlo si fuera necesario, que empezar yendo en todas direcciones y terminar trabajando bajo una considerable presión mucho después que el estudio hubiera podido estar completo, sin dificultades y con la certeza deque no se paso por alto ningún punto importante.

Las características de un buen plan son las que especifican claramente:
1. ¿Qué queremos lograr?
2. ¿Qué ha de hacerse?
3. ¿Cómo ha de hacerse?
4. ¿Quién ha de hacerlo?
5. ¿Con qué?
6. ¿Cuándo ha de hacerse?

El qué se quiere lograr apunta a la definición de las metas a alcanzar.

El qué ha de hacerse significa, detallar lasactividades a llevar a cabo.

El cómo, será definido precisando las técnicas a emplear teniendo en cuenta el
objetivo que perseguimos o de acuerdo a cada caso concreto, cuáles son los puntos
necesarios a remarcar. Se establecen metodologías o estrategias.

Cuando hablamos de quién y cuándo, estamos estableciendo el programa al que se ajustará el desarrollo, asignando responsabilidades concretasy tiempo en que las distintas actividades deben ser completadas para proseguir con las siguientes.

El con qué apunta a definir los recursos necesarios para las actividades.

Es importante la programación al permitir dos planteos diferentes. Uno surge d el conocimiento de los recursos con que contamos y suponiendo estos fijos determinar cuando, en que fecha, terminaremos el trabajo. El otroplanteo será, dada una fecha imposible de modificar, determinar les recursos necesarios para poder satisfacerla.
Evidentemente que los costos resultantes de ambas alternativas no serán iguales.

De lo expuesto surgen los siguientes conceptos:
Planeamiento: significa qué hacer y en qué orden.
Programación: especifica cuándo debe hacerse.
Control: verifica la marcha del proceso y verifica...
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