Teoría y metodología práctica

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Valoración documental:
Teoría y metodología práctica
Pedro J. Roig Alvarado*
Son pocos los autores que profundizan al definir el concepto de
la valoración documental. Citando las palabras de Amanda Rosales:
Al referirse al tema hablan indistintamente de valoración, selección, expurgo y evaluación, sin hacer un
cuestionamiento teórico acerca de este fundamento
de la archivística,reduciéndolo en muchos casos a una
fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y
apreciar los valores inherentes de la documentación.
1
Mi observación, cuando estudié en España, es que la experiencia laboral de muchos archiveros de archivos históricos nunca los
ha enfrentado al tema de la valoración documental de miles de
documentos, ya que la idea era preservar todo y catalogar.
Durante lasprimeras décadas del siglo pasado, en los archivos
judiciales españoles nunca se ha realizado una selección y eliminación de expedientes. Esto apoya lo que antes he señalado, pero
es importante mencionar que las comunidades autónomas, como
* Archivero puertorriqueño. Miembro del Archivo General de Puerto Rico.
Ha dictado cursos y es asesor honorífico del Archivo General de la Nación.
1 AmandaRosales Bada, Valoración documental: Antecedentes, ADABI, México, D. F., http://adabi.webxsp.com/adabi/investigacion/articulo.jsp?id=775
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Valencia, Cataluña y Andalucía, han dado pasos al respecto en los
últimos años, al preparar un programa de evaluación, selección y
eliminación de la documentación judicial del siglo XX.
2La valoración documental constituye la parte científica en la
labor archivística. Llegue a este convencimiento basado en la teoría del profesor Romero Tallafigo, quien expone que
la archivística como técnica y ciencia aplicada no se
agota en la sola especulación racional sobre el concepto archivo, sino en consolidar y experimentar mé-
todos para mejorar sus procesos operativos. Igual que
lamedicina, aprovechándose de las aportaciones de
muchas ciencias, estudia como diagnosticar mejor el
mal y como elegir los medicamentos y utensilios para
prevenir y curar la enfermedad, la archivística hace especulaciones fundadas sobre cómo debe ser un archivo para mejorar, conservar y servir documentos, con
métodos reflexivos y comprobados en su éxito.
3
1. ¿Qué es valoración documental?
Laterminología archivística define la valoración como:
Fase del tratamiento archivístico que consiste en
analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o eliminación
total o parcial (versión española).
4
2 Véase Congreso de Archivos Judiciales, Sevilla, 16, 17 y 18 de mayo de
2007, en Losarchivos judiciales en la modernización de la administración de la justicia. Junta de Andalucía, Consejería de Justicia y Administración Pública, 2007.
3 Manuel Romero Tallafigo, Archivística y archivos, 3
rª.
edición, Carmona,
Sevilla, S & C Ediciones, 1997, p. 29.
4 Hacia una terminología archivística, Ministerio de Educación y Cultura
de España, Archivos Estatales, y el Archivo General de laNación de Colombia, 1997, p. 126.
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Proceso de análisis de la información documental
desde diferencias ópticas, y que a partir de los resultados de dicho análisis se establecen, entre otras cosas,
plazos de vigencia, criterios de disposición y acciones
de transferencia documental (versiónmexicana).
5
Valoración implica un trabajo de cuidadoso análisis documental y de erudición, y no un mero procedimiento como lo ven algunos, ya que implica entender factores tales como la historia del
creador de los documentos, funciones, atribuciones legales, estructura organizacional, procesos de toma de decisiones, procedimientos de creación de documentos y cambios ocurridos en el tiempo.
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