Terminos archivisticos

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TERMINOS ARCHIVISTICOS

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades
desde su origen hasta su destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación.

2. CASILLEROS: se denomina casilleros al mueble con divisiones paraclasificar o guardar documentos en sus respectivos órdenes.

3. CLASIFICACION: es la acción y efecto de dividir u ordenar por clases o categorías los documentos.

4. CONSERVACION: es el mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados.

5. CRONOLOGICO: es aquel curriculum vitae que organiza lainformación cronológicamente, partiendo de los logros más antiguos y llegando hasta los más recientes, determinando así las fechas y el orden de los acontecimientos históricos.

6. DOCUMENTACION: es el conjunto de documentos que sirve para la identificación personal, de carácter oficial para acreditar alguna condición.

7. DOCUMENTO: es el testimonio material de un hecho o acto realizado,registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte ya sea en papel, cinta, discos, magnéticos, fotografías, etc., en lengua natural o convencional.

8. EPITOLAR: es una escritura dirigida o enviada a una persona o grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta.

9. ESTRUCTURA FUNCIONAL: es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidadadministrativa, determinando la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas.

10. EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

11.FACSIMIL: es la reproducción o copia normalmente de imágenes, que se refiere sobre todo al envió de imágenes sin movimiento a través de una línea de comunicación ya sea por medio de internet o cualquier red, entre otros, y su abreviatura es el FAX.

12. FLUJOGRAMA: es el gráfico que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de unobjeto o los pasos de un procedimiento.

13. FOLIACION: es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, además es la operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

14. FOLIO: son los números consecutivos que encabeza las páginas de un documento o un libro, o bien que se asigna a cada documentoque integra un expediente o registro.

15. FRANQUICIA: es la práctica de utilizar el modelo de negocios de otra persona, una franquicia representa la autorización que se le da a una persona/compañía para vender los servicios y productos de una empresa en un determinado lugar

16. GESTION DE DOCUMENTOS: es el conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr unaeficiente organización y funcionamiento de los archivos.

17. MINUTA: es el borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación.

18. ORIGINAL: es el documento original es el hecho por la directa voluntad de los autores y conservado en la materia y formas genuinas, bajo las cuales fue primordialmente emitido. Es decirconserva los caracteres internos en que fue documentado. Ejemplar único.

19. RADICACION: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

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