Tesis Manual de Procedimientos

¿Que es un manual de procedimientos?

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Es el que señala el procedimiento exacto a seguir para ejecutar un determinado
tipo de trabajo. Describe, en su secuencia lograr, las diferentes operaciones o
pasos de que se compone un proceso, señalando generalmente quien, como,
donde, cuando y para que han de realizarse. (Duhalt, 1977)

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Un

manual de políticas y procedimientos es unmanual que documenta la

tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia o
institución. En este manual se deben contestar las preguntas sobre lo que se hace
(políticas) el área, departamento, dirección, gerencia o institución y como hace
(procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección, gerencia o
institución, y para controlar los procesosasociados a la calidad del producto o
servicio ofrecido (este control incluye desde la determinación de las necesidades
del cliente hasta la entrega del producto o realización del servicio, evaluando el
nivel del servicio post-venta).

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Por supuesto, cada área solamente incluirá en el manual sus políticas y
procedimientos en que esté directamente relacionado. Es decir, cada área tendrásolamente aquellos documentos que por sus funciones maneje habitualmente,
sean estas políticas y procedimientos que su propia área haya creado y políticas y
procedimientos en que este directamente relacionado con otras áreas. Cualquier
persona de la institución que tenga deseos de colaborar con el desarrollo de los
manuales, podrá elaborar políticas o procedimientos siempre y cuando se le de unadecuado entrenamiento.

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Los capítulos en que puede estar dividido el manual de políticas y procedimientos
del área, esta en función de las actividades y responsabilidades que realiza dicha
área. Esto significa que a pesar de que en todas las áreas se tengan manuales de
políticas y procedimientos, los contenidos de cada uno de ellos sean diferentes.

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Aunque por supuesto, habrápolíticas y procedimientos que estén repetidas en
más de un área debido al alcance de dicha política o procedimiento.

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La elaboración de manuales de políticas y procedimientos implica especificar las
funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que conforman la
institución, incluso, en algunos casos lo primero que hay que hacer es definir las
áreas, agrupando o separando funcionessegún sea lo más conveniente, para
hacer frente al mercado y cumplir con su misión.

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Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente
como dos o mas personas realizan un trabajo.

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Los procedimientos que se usan dentro de una institución, generalmente son
informales y los podemos ver fácilmente a través de las costumbres y hábitos de
las personas. Losmétodos y procedimientos que son escritos, además de
asegurar un trabajo, permiten que el usuario siga tranquilamente por un camino
seguro previamente probado. Además, el usuario continuamente podrá estar
capacitado para irlo mejorando.

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¿Sea puesto a pensar que pasa cuando una persona es nueva en un trabajo?
¿Cuánto tiempo le lleva conocer y dominar sus funciones? Normalmente le llevamucho tiempo, ¿Por qué? Por que lo común es que el “jefe” le da una rápida
inducción acerca de cuales serán sus principales responsabilidades, esperando
que con ello de la noche a la mañana, esa persona haya entendido todo lo que se
le dijo (y también lo que no se le dijo). De esta manera, pasa el tiempo y después
de unos meses, en los que hubo decenas de regaños, centenas de frustraciones ymiles de fallas, parece que por fin ya la persona se ubico y ya domina el puesto.
Sin embargo, si esa misma persona al llegar a su nuevo puesto, se le pusiera a
leer el manual de organización, el manual de calidad, el manual de políticas y
procedimientos del área, y lo dejamos dos o tres días en cada departamento, a la
vuelta de un mes esa persona seria “casi un experto” (o al menos estaría...