Textos archivisticos

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.CLASIFICACIÓN
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.
CONSERVACIÓN
Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos enel archivo de concentración.
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de unaactividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo.
EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
FOLIACIÓN
Es lanumeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que laclasificación y la ordenación sean definitivas.
SELECCIÓN
Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.
SECCIÓN DOCUMENTAL
Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original, se organizan en base a laestructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
SERIE
División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
TRANSFERENCIA
Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de losdocumentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias documentales.
EXPURGO
Operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la misma.
ARCHIVO DE GESTIÓN
Se entiende por Archivo de de Gestióncomo el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia de una entidad, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta. En el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.

ARCHIVO
se usa comúnmente para designar el local donde seconservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
FONDO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos producidos por una...