Tipos de documentos administrativos

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ACTA

Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto.
La redacción y firma del acta la realiza quien cumple las funciones de secretario de la reunión.
Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y clara, para que se puedanlocalizar fácilmente los contenidos.
El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones.
Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta para elaborar un acta:
• La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, nodebe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.
• La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.

¿Qué datos tenemos que incluir?
1. Fecha y hora de la reunión.2. Nombre del grupo o entidad que se reúne.
3. Nombre y cargo de los participantes.
4. Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, etc.
5. Aprobación del acta de la reunión (si procede)
6. Listado de documentación presentada en la reunión.
7. Descripción del desarrollo de la reunión: propuestas, intervenciones, votaciones, etc.
8. Firma delsecretario y , a veces, del presidente o director.
9. Responsabilidades impartidas y plazos.

Ejemplo Acta:
[pic]

Ejemplo de Carta Recomendación:

México D.F. a 20 de Enero de 2009
A quien corresponda:
El presente tiene como finalidad recomendar al Lic. Emilio Iturbe, portador del IFE XXXXXX, dando fe de sus aptitudes personales, su gran esfuerzo laboral y trabajo en equipo.
El Sr.Emilio Iturbe trabajó para la empresa Ejemplode SA de CV por un periodo de cuatro años en el departamento de Mercadotecnia, desempeñando una labor excelente que representó en el crecimiento del 10% de las ventas totales de los productos a su cargo. La salida deempresa se da por desición propia.
Quedó a sus órdenes para cualquier aclaración o duda.
Atentamente
Mauricio del Moral Durán
DirectorGeneral

Ejemplo de un informe:
INFORME DE CONSEJO
De conformidad con el Artículo 6o. de los Estatutos del Consejo de Administración de la Cía.  de Telecomunicaciones,  S.A.,  con fecha 16 de julio de ,   se llevó a cabo la Junta de Consejo 18,  con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y Acuerdos,  concretándose los siguientes Acuerdos por unanimidad:
1.- A partir del lo. de enero del año próximo se incrementará el capital social de la empresa en $11,000,000.00   (ONCE MILLONES DE PESOS M.N.),   para la construcción de una nueva planta de componentes electrónicos en San Juan del Río, Qro.,  con una aportación de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.
2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno,  Jal.,  no cuenta con insumos secundarios producidosen la zona para la manufactura de aparatos de telefonía celular,  teniéndose que comprar y trasladar desde el Distrito Federal,  lo cual ha incrementado el costo de fabricación,  motivo por lo que,  se acuerda el cierre de estas instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres años a Naucalpan, Edo. de México,  cuyo costo será estudiado y analizado por las Gerencias de Producción y deFinanzas para ser presentado a este Consejo en la próxima junta del lo. de septiembre próximo.
La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del mismo día,  habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.
España, Madrid.,  a 3 de Diciembre de 2009.
EL SECRETARIO DE ACTAS Y ACUERDOS
LIC.   PATRICIO ZUÑIGA BARRAGAN

CONSTANCIA

Es un documento cuyo fin es probar un hecho...
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