Tipos de documentos en las empresas

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1.0 Carta comercial.
La carta comercial es la principal forma de comunicación entre las empresas o entre particulares y empresas. Las cartas comerciales se utilizan para intercambiar información concreta y con fines específicos.
1.1 Características Generales
Su contenido suele ser formal, oficial y en muchos casos confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen variostipos de cartas comerciales. Los más importantes son; de oferta, de pedido, de reclamación, de solicitud de información o de publicidad.
A diferencia de las cartas personales, poseen un esquema más rígido, un tono más objetivo y deben ser siempre mecanografiadas.
Las cartas comerciales siguen ciertos requisitos en cuanto a la presentación, ya que ésta es tan importante cómo su contenido. Seutiliza generalmente papel color blanco y la distribución del texto y de los márgenes debe ser clara. Incluyen una introducción, comunicación o contenido y conclusión o cierre.
1.2 Introducción
Debe contener, los siguientes elementos:
Membrete: Los datos de la persona o empresa que escribe la carta.
Lugar y fecha: La ciudad dónde se redacta, el día, mes y año del comunicado.
Dirección Interior: Sonlos datos del destinatario de la carta, es decir el nombre de la empresa o de la persona a la que va dirigida y su dirección.
1.3 Contenido
Es la parte más importante del escrito, pues contiene la información que desea transmitir y consta de los siguientes elementos:
Línea de saludo: Se utilizan palabras, cómo: Distinguido(a), señor, estimados, etc.
Cuerpo de la carta: Se plantea el asunto atratar.
Despedida: Suelen emplearse palabras, cómo: Atentamente, cordialmente o sinceramente.
1.4 Cierre
Contiene elementos, cómo la antefirma, en caso de que el remitente sea una empresa, firma del remitente, nombre completo y su cargo en la empresa dónde labora.
1.5 Anexos
Cuándo así se requiera, se pueden incluir anexos, numerados con información complementaria.
Cuándo se envía copia aotras personas se escriben las letras c.c., especificando el título, nombre, y cargo de quién recibe dicha copia.
2.0 Memorándum.
La palabra "memorándum" es una palabra utilizada del latín. Significa "algo que hay que recordarse". Se refiere a una nota escrita, menos formal que una carta.
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa,con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.
2.1 Características Generales
Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:
El nombre de la persona a quien va dirigido.
El nombre del remitente.
La fecha.
El asunto.
El texto.
Y la firma del remitente.
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en estetipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
3.0 Circular
Es una carta que envía el jefe de una empresa, a las personas que están bajo su cargo, dónde transmite un mensaje importante a partir de una fecha específica. Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actualexponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía odeseos de iniciar alguna operación comercial.
3.1 Características Generales
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:

Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
Materia/Asunto: debajo del número de...
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