Toma Fisica De Inventarios De Suministros
Inventario de Suministros (medicamentos y otros) Período 2012
1. Justificación
De conformidad con las Normas de Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la República, de acatamiento obligatorio en toda la Institución y las cuales prevalecen sobre cualquier otra normativa que la Caja emita en esta materia; además cuya inobservanciagenerará responsabilidad administrativa. En particular la sub-norma 4.4.5 Verificaciones y conciliaciones periódicas que estipula lo siguiente:
“La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la Institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y elrecuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega y otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes”.
Esta Subárea de Control de Activos y Suministros, se permite detallar las instrucciones para el desarrollo del Proceso de Inventario de suministros institucionales 2012.
2. Objetivo General
Proteger yconservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
3. Objetivos Específicos
Mantener una debida custodia y manejo de los medicamentos y suministros en los centros de salud y unidades administrativas de la Caja, que facilite el buen funcionamiento de la atención al paciente.
Verificar que la existencia del inventario que se encuentradebidamente registradas en los estados financieros en el período específico o revisado sea el correcto y el real.
4. Levantamiento de la toma física Suministros periodo 2012
Entenderemos toma física como la existencia real del artículo o saldo del producto, el cual se obtiene contando en cada servicio lo que se tiene en los estantes, en la proveeduría o bodega y en el Almacén (si hay).Todos los inventarios de suministros (despacho de farmacias, bodegas de farmacias y proveedurías, farmacias privadas) levantarán el inventario en el mes de octubre 2012 - cualquier día de dicho mes a conveniencia de la unidad, no obstante lo anterior ver recomendaciones técnicas en el punto 7 del presente procedimiento. Excepto el ALDI (todas sus bodegas) y los Centros de Producción quienesrealizarán su inventario en el mes de noviembre 2012 (lo anterior por acuerdo de los señores Gerentes mediante oficio GF-29.252 de fecha 23 de julio de 2012.
Sin excepción, no proceden prórrogas ni otras fechas diferentes a las indicadas para la realización de esta toma física de inventario. No obstante, cualquier modificación de la misma por situaciones extraordinarias, deberá serautorizada por acuerdo de las Gerencias.
Los servicios de las unidad que no realicen su inventario en el mes de octubre 2012 o noviembre 2012 según corresponda, quedará como incumplido y se dará inicio a la solicitud de la investigación preliminar para determinar funcionarios responsables y motivos que provocaron el incumplimiento y el desacato a la instrucción gerencial correspondiente y determinarsi es procedente continuar con el procedimiento administrativo, todo conforme lo establece la Ley de Control Interno en su artículo 39.
5. Proceso de capacitación previo a la toma del inventario
El martes 17 de julio de 2012 de 9 a.m. a 11 a.m., se impartirá Charla mediante la modalidad de videoconferencia sobre el tema: “Toma física de inventarios de suministros y entrega en formacertificada del resultado de dichos inventarios”, se aprovechará la oportunidad para aclarar cualquier duda sobre el procedimiento.
5.1 Durante la semana del 16 al 20 de julio de 2012 el Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros brindará apoyo técnico en el desarrollo de los cursos a impartirse en el CENDEISSS, denominados: “Aspectos relacionados con la toma y la aplicación de...
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