Toma fisica de inventarios

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1. OBJETIVO

Verificar que las existencias físicas correspondientes a los registros contables y aclarar las discrepancias de las mismas con el fin de hacer los ajustes y reclasificaciones necesarias. Esto incluye la verificación del estado de la mercancía y si esta vencida.


2. ALCANCE, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Aplica a todas las bodegas de Químicos OMA Ltda., Es responsabilidad dequien hace la toma del inventario el cumplimiento de dicho documento; cualquier cambio en la Versión debe ser revisado por el responsable de proceso y el Gerente de Aseguramiento de Calidad y aprobado por la Gerencia General.

3. DEFINICIONES

INVENTARIO: Relación detallada de bienes o pertenencias, en existencia o transito.

MATERIA PRIMA: Sustancia o producto natural que sufretransformaciones químicas y/o físicas antes de ser vendido a los clientes. Se refiere a: Ingrediente activo y excipiente, etc.

PRODUCTO TERMINADO: Resultado de la transformación de materia prima.

MATERIAL DE EMPAQUE: Material que se utiliza para proteger las materias primas y/o productos manufacturados. Para QUÍMICOS OMA Ltda se refiere a: cajas de cartón, bolsas termo-encogibles, etiquetas yrótulos, etc.

MATERIAL DE ENVASE: Material que se utiliza para almacenar las materias primas y/o productos manufacturados. Para QUÍMICOS OMA Ltda se refiere a: envase, tapas, bolsas, tachos y frascos.

LISTADO DE SISTEMAS: Reporte generado por el sistema donde muestra las existencias.

COORDINADOR DE GRUPO: Persona de conteo físico que recibe los listados de sistemas procedentes del conteo físicorealizado por los grupos, con el fin de cruzar la información resultante del inventario Vs Inventario en libros,

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Durante el periodo que cubra el inventario, las bodegas permanecerán cerradas, y no se entregaran ni se recibirán mercancías.

4.2. El inventario se debe programar en forma periódica, mínimo una vez al año, cuya fecha exacta, será establecida por elGerente General, el Gerente Contable y Financiero y el Gerente de Producción.

4.3. Los inventarios físicos se deben planear de tal forma que antes de iniciarse el conteo físico se debe organizar la bodega. Los grupos de conteo y los coordinadotes con todos los recursos necesarios, vestuario, papelería, tabla con pinzas, esferos, etc; deben separar la mercancía que sea para entregar o que estefacturada.

4.4. Se debe realizar corte de documentos dejando por escrito el último documento utilizado por cada tipo de transacción.

4.5. Para realizar el inventario se debe conformar un grupo de control de inventarios, con delegados de las diferentes áreas de la empresa, para la confrontación entre el primer y segundo conteo.

4.6. Las operaciones y cálculos necesarios que tengan quehacer las parejas o grupos que efectúen el conteo no se deben realizar en los empaques o cajas que contienen mercancías, por lo tanto deben estar provistos de papel, bolígrafos y demás elementos necesarios ( vestuario, tabal con pinzas, papelería)

4.7. Las anotaciones se harán con bolígrafo u otro elemento que se utilice tinta.

4.8. No se aceptaran borrones ni raspaduras en los listados deconteo. Cualquier error que se cometa debe tacharse y hacerse la notación correcta en el espacio siguiente con la debida autenticación del superior que intervenga.

4.9. Las parejas o grupos que se integran, contarán los artículos o líneas que señalen los coordinadores de grupo y deben prestar toda su colaboración hasta la terminación del inventario.

4.10. Al efectuar el conteo, debencerciorarse que las cajas cerradas estén debidamente selladas, de lo contrario deben verificar su contenido y que estén completos

4.11. Los listados de sistemas debe entregarse inmediatamente, luego de terminado el conteo, a los coordinadores de grupo y estos deben ubicarlos en un lugar donde no se extravíen o sean cubiertos por objetos que los cubran; preferiblemente debe asignarse una carpeta para...
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