Toma fisica de inventarios

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TOMA FISICA DE INVENTARIOS

La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios,según sea el caso.

La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad.

La correcta implementación de un sistema de toma física de inventarios es de vital importancia a lo largo de la cadena de suministros y su importancia debe ser entendida por cada una de las partes involucradas(compras, logística, ventas, producción y finanzas) como una pieza central del control y las operaciones diarias de la empresa, con el objetivo de ser una tarea que facilite los procesos relacionados a una optimización del uso del almacenamiento desde el punto de vista de la administración de los ítems y su valoración.
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial detoda empresa: obtener utilidades.
La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.    Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también amermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.  En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (altarentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la calidad... todo en aras de tener mayores utilidades.
 También en la operación propia de la empresa, los beneficios son tangibles:
a.      Planeación de compras de laempresa.
Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos.
De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, tambiénmediante hoja de cálculo:
[pic]
La hoja de cálculo, una vez alimentada con información generada diariamente, nos sugerirá de manera aproximada qué tanto debemos comprar de cada producto del inventario, una vez analizada la rotación de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.

Procedimiento de toma física (Conteo de mercancías)
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, dearriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5....
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